Wat kun je configureren binnen Dynamics 365?
- 05/12/2024
Microsoft Dynamics 365 Customer Engagement (hierna: Dynamics 365) is een geweldig systeem. Het is namelijk mogelijk om het systeem te configureren en aan te passen aan de behoeften van jouw organisatie zonder maatwerk (programmacode). Iemand met affiniteit met ICT kan eenvoudige configuraties verrichten, terwijl applicatiebeheerders en consultants in staat zijn om meer complexe processen en logica in te richten.
Voordat we je vertellen welke configuratiemogelijkheden Dynamics 365 heeft, is het goed een aantal begrippen met elkaar helder te hebben.
- Inrichting: het instellen van standaard systeeminstellingen zoals Nederlands of Engels. Of het definiëren van stamdata zoals producten aanmaken die een organisatie verkoopt.
- Configuratie: het aanpassen van het systeem op de behoefte van jouw organisatie zonder maatwerk (programmacode). Denk aan: een nieuw veld creëren en deze op een formulier plaatsen en de andere voorbeelden die in dit artikel genoemd worden.
- Maatwerk: het aanpassen van het systeem op de behoefte van jouw organisatie met programmacode (dus door programmeurs/ontwikkelaars). Dit gebeurt pas als het met configuratie niet mogelijk is en zijn doorgaans complexere functies en processen.
In het algemeen kun je stellen dat inrichting snel door te voeren is, configuratie al iets meer tijd vergt voordat je resultaat hebt en met maatwerk kost het nog meer tijd. Het is dus heel relevant en belangrijk om te weten hoe goed een systeem is aan te passen naar de wensen van jouw organisatie. Natuurlijk begint het bij een goede standaard oplossing die al heel veel processen en functionaliteiten afdekt. Daarnaast heb je een systeem nodig dat aanvullende wijzigingen eenvoudig kan doorvoeren.
In dit artikel vertellen we je graag meer over deze configuratiemogelijkheden binnen Dynamics 365.
Rob de Roode
Product Owner ledenorganisaties
9altitudes
Rob de Roode is Senior Business Consultant en Product Owner bij 9altitudes. Hij adviseert verenigingen en ledenorganisaties bij het optimaliseren van bedrijfsprocessen met ICT-applicaties. Dit doet hij met Microsoft producten zoals: Dynamics 365, Office365, SharePoint, Exchange, Power BI etc. Daarnaast is hij eindverantwoordelijk voor het ontwikkelen van de producten voor deze organisaties. Het is zijn passie standaard software te ontwikkelen waar zoveel mogelijk organisaties baat bij hebben.
In zijn privétijd is Rob de Roode een fervent schaker. Zowel in het beoefenen van het mooie spel zelf, als diverse nevenactiviteiten die hij ontplooit. Zo is hij medeoprichter van een online e-Learning schaakwebsite waar schakers trainingen middels video’s kunnen volgen. Daarnaast zit hij al geruime tijd in het bestuur van de schaakvereniging waar hij nu de rol als voorzitter op zich neemt.
1. Datamodel configureren
Je kunt het datamodel binnen Dynamics 365 verder uitbreiden. Dit kan onder andere met:
- Nieuwe tabellen creëren: Stel je wilt van cursusdeelnemers een portfolio met allerlei kenmerken bijhouden. Dan kun je een tabel ‘Portfolio’ creëren.
- Nieuwe velden creëren: Op de portfolio tabel wil je de velden: Naam, Datum ingediend, Op tijd ingediend (ja/nee), Cijfer etc.
- Nieuwe relaties naar andere tabellen creëren: Op de portfolio tabel wil je ook een veld Student (dat een link is naar de Contactpersonen tabel) of Docent.
- Nieuwe formulieren creëren: Alle gecreëerde portfolio velden zet je met drag & drop op een formulier.
- Nieuwe weergaven creëren: Weergaven zijn lijsten met records die worden weergegeven met kolommen en filters. Dus een overzicht van alle portfolio’s gecreëerd in het systeem.
Klik op de afbeelding voor een vergroting
Klik op de afbeelding voor een vergroting
2. Processen en Automatisering configureren
Op het datamodel kunnen diverse processen en automatisering geconfigureerd worden zonder hiervoor een ontwikkelaar in te schakelen om programmacode te schrijven.
- Business Rules: Regels instellen om velden automatisch in te vullen of gedrag te bepalen. Voorbeeld: als op portfolio veld ‘Cijfer’ is gevuld, wordt veld ‘Docent’ verplicht (die het heeft nagekeken).
- Business Process Flows (BPF): Stapsgewijze processen instellen om gebruikers te begeleiden bij hun werk. Voorbeeld: het Portfolio proces wordt ingericht met de stappen: Selectie > Controle > Aanlevering > Beoordeling. Per stap definieer je welke acties/checks uitgevoerd moeten worden om die stap te voltooien en door te gaan naar de volgende stap.
- Workflows: Automatische acties definiëren, zoals e-mails verzenden of records bijwerken op basis van voorwaarden. Voorbeeld: als op het portfolio het cijfer is ingevuld door de docent, verstuur een geautomatiseerde e-mail naar student.
- Power Automate (Flow): Geavanceerde automatisering buiten Dynamics 365 zelf met integratie in andere systemen. Voorbeeld: als portfolio in Dynamics 365 is afgerond en beoordeeld, creëer resultaat portfolio in Systeem ABC.
Klik op de afbeelding voor een vergroting
Klik op de afbeelding voor een vergroting
3. Beveiliging inrichten (rollen en rechten van gebruikers)
Het toegang verlenen van Dynamics 365 gebeurt via licenties, rollen en rechten.
- Licenties: Afhankelijk van de type licentie mag je meer of minder. Voorbeeld: een Sales Enterprise gebruiker kan alle functionaliteit gebruiken in de Sales module, maar heeft read-only rechten voor Customer Service.
- Beveiligingsrollen: Creëer zelf beveiligingsrollen en bepaal welke tabellen welke rechten van toepassing zijn. Voorbeeld: op de portfolio tabel mag beveiligingsrol Secretaresse alleen leesrechten krijgen, maar krijgt beveiligingsrol Opleidingsmanager zowel maak, wijzig, lees en verwijder rechten.
- Hiërarchieën: Toegang regelen op basis van managementhiërarchie. Voorbeeld: een hoofdkantoor heeft twee vestigingen A en B. Gebruiker X die op vestiging A zit, kan niet de data zien van gebruiker Y die voor vestiging B werkzaam is.
- Veldbeveiliging: Specifieke velden beschermen zodat alleen bepaalde gebruikers deze kunnen bekijken of bewerken. Voorbeeld: het veld ‘Marge’ is alleen zichtbaar voor de salesmanager. De onderliggende verkopers zien het veld ‘Marge’ met *****.
4. Gebruikerservaring en Interface configureren
De gebruikerservaring en user interface kan worden gewijzigd.
- Grafieken: Visuele weergaven creëren van data in verschillende formaten zoals staafdiagrammen en cirkeldiagrammen.
- Dashboards: Gepersonaliseerde dashboards maken met weergaven, grafieken, KPI’s en belangrijke data.
- Navigatie: Het menu en de sitemap aanpassen om toegang tot relevante onderdelen te vereenvoudigen. Voorbeeld: een verkoper heeft alleen een menu met verkoop-gerelateerde tabellen en functionaliteiten en ziet geen menu items van customer service (indien gewenst).
- Knoppen en Commandobalk: Acties toevoegen of aanpassen op de interface.
Klik op de afbeelding voor een vergroting
5. Integraties en Dataconnectors inrichten
Dynamics 365 zit vol met standaard integraties met andere applicaties. Denk onder andere aan:
- Power BI: Power BI rapportages en visuele inzichten direct zichtbaar in Dynamics 365.
- Exchange Online: E-mails versturen vanuit Dynamics 365 via Exchange Online.
- Outlook: E-mails, afspraken en taken 2 wege synchroniseren tussen Outlook en Dynamics 365.
- SharePoint Online: Documenten uploaden in Dynamics 365 die technisch gezien direct in SharePoint Online staan met de voordelen van versiebeheer en samenwerken.
- Word: Opmaken van documenten en combineren met Dynamics 365 data zoals factuur layout, offertes, certificaten en evenementtickets.
- Excel: Alle tabellen in Dynamics 365 kunnen worden geëxporteerd en geïmporteerd middels Excel. Ook kunnen er bulk wijzigingen in Dynamics 365 middels Excel Online worden gedaan (waardoor een gebruiker niet eens handmatig hoeft te exporteren/importeren).
- Teams: Vanuit Teams is het mogelijk om Dynamics 365 data te raadplegen en vanuit Dynamics 365 kan direct worden gechat en bestanden op Teams worden ingezien.
Klik op de afbeelding voor een vergroting
6. Instellingen en Algemeen Beheer inrichten
Veel standaard instellingen kunnen worden gewijzigd in Dynamics 365 zoals:
- Taalinstellingen: Talen activeren en interface vertalen.
- Systeeminstellingen: Algemeen gedrag instellen, zoals tijdzones, valuta en standaardformaat van records.
- Geavanceerde zoekopdrachten: Configureren van zoekfunctionaliteit om gebruikers snel toegang tot records te geven.
- Auditing: Bijhouden wie welke wijzigingen heeft aangebracht. Voorbeeld: veld Naam is gewijzigd door gebruiker Y op datum X. Oude waarde was ABC en nieuwe waarde is DEF.
7. AI en Geavanceerde Functionaliteit
Microsoft biedt veel extra functionaliteiten binnen Dynamics 365 om nog efficiënter te kunnen werken.
- Dynamics 365 Customer Insights: Klantgegevens analyseren en inzichten genereren.
- Copilot: Ondersteunt gebruikers met AI-gedreven suggesties, zoals automatisch gegenereerde e-mails, samenvattingen van klantgesprekken, en inzichten uit data, om productiviteit en klantinteractie te verbeteren.
- AI Builder: Machine learning-modellen creëren zonder programmeerkennis.
- Voice of the Customer: Vragenlijsten en enquêtes instellen om feedback te verzamelen (voorganger van Microsoft Forms Pro).
Klik op de afbeelding voor een vergroting
Conclusie: Dynamics 365 is het meest geavanceerde systeem in de markt!
Zoals je gelezen hebt, biedt Dynamics 365 zeer veel mogelijkheden en functionaliteiten. Als aangegeven is niet alleen een goede standaard oplossing belangrijk, maar ook de mogelijkheden om een systeem verder naar jouw organisatiewensen in te richten zonder afhankelijk te zijn van maatwerk (programmacode schrijven). Dynamics 365 is by far het meest geavanceerde systeem in de markt!
Wil je meer weten?
Wil je meer weten over ledenadministratiesoftware, in het algemeen maar Dynamics 365 gecombineerd met 9A Membership Management in het bijzonder? Neem dan contact op met Jaap Heutink, verantwoordelijk voor het ledensegment bij 9altitudes. Hij vertelt je graag meer hoe dit zeer complete product jouw ledenorganisatie kan ondersteunen bij je bedrijfsvoering.
%202.jpg?width=768&height=507&crop=0%2C0%2C6016%2C4016&mode=fit&format=jpeg&dpr=1.0&signature=88b805d56c8ef9f9bf22ca6baed2e69fabceffcc)
