Verwerking evenementen en cursussen
- 30/09/2024
Het organiseren van evenementen en cursussen binnen een ledenorganisatie of vereniging vraagt om zorgvuldige planning en efficiëntie. Denk aan het beheren van inschrijvingen, communicatie met deelnemers, het bijhouden van betalingen en het versturen van herinneringen. Dit kan een tijdrovend proces zijn, vooral wanneer er meerdere activiteiten tegelijkertijd worden gepland. Goede software is daarom onmisbaar. In dit artikel gaan we verder in op de functionaliteit van 9A Event Management in Dynamics 365 gecombineerd met Power Pages (portaal).
Welke type evenementen of cursussen zijn er?
Veel verschillende termen voor hetzelfde zien we voorbij komen. Denk bijvoorbeeld aan:
- Evenementen
- Congressen en symposia
- Bijeenkomsten
- Cursussen, opleidingen en trainingen
- Examens
- Wedstrijden
Op hoofdlijnen volgen ze allemaal hetzelfde proces. Namelijk:
- Planning en voorbereiding
- Inschrijvingen en communicatie
- Factureren en betalingen (of gratis)
- Aanwezigheid bijhouden
Voor de leesbaarheid van het artikel wordt nu de term ‘evenement’ gebruikt. Hierbij is het ook nog mogelijk om een ééndaags of een meerdaags evenement te hebben. Of een evenement dat eerst een plenaire sessie heeft en vervolgens verschillende break-out sessies. Alle genoemde typen kunnen met 9A Event Management worden ondersteund.
Rob de Roode
Product Owner ledenorganisaties
9altitudes
Rob de Roode is Senior Business Consultant en Product Owner bij 9altitudes. Hij adviseert verenigingen en ledenorganisaties bij het optimaliseren van bedrijfsprocessen met ICT-applicaties. Dit doet hij met Microsoft producten zoals: Dynamics 365, Office365, SharePoint, Exchange, Power BI etc. Daarnaast is hij eindverantwoordelijk voor het ontwikkelen van de producten voor deze organisaties. Het is zijn passie standaard software te ontwikkelen waar zoveel mogelijk organisaties baat bij hebben.
In zijn privétijd is Rob de Roode een fervent schaker. Zowel in het beoefenen van het mooie spel zelf, als diverse nevenactiviteiten die hij ontplooit. Zo is hij medeoprichter van een online e-Learning schaakwebsite waar schakers trainingen middels video’s kunnen volgen. Daarnaast zit hij al geruime tijd in het bestuur van de schaakvereniging waar hij nu de rol als voorzitter op zich neemt.
Planning en voorbereiding
Zodra er veel type evenementen worden georganiseerd, hebben ledenorganisaties vaak een jaarprogramma ontwikkeld. Een dergelijk jaarprogramma kan vanuit Excel in Dynamics 365 geïmporteerd worden. Dit is snel en efficiënt.
Het resultaat is een agenda waarin met kleurtjes het type evenement (evenement, congres, cursus, examen etc.) wordt aangegeven.
Per evenement en onderliggende sessie kan worden bijgehouden op welke locatie het wordt gehouden en welke sprekers/docenten een rol spelen.
Nog snel een nieuw evenement creëren? Dat kan met behulp van een evenementsjabloon of kopieer een bestaand evenement.
Zodra alles goed staat, kan het evenement worden gepubliceerd zodat men zich kan inschrijven via de website of portaal.
Inschrijvingen en communicatie
Per evenement (of per onderliggende sessie) kan de capaciteit worden bepaald. Met name het maximum aantal deelnemers is van belang. Zodra dit namelijk bereikt is, kunnen er twee dingen gebeuren afhankelijk van de instelling:
- Vol = vol. Dus de inschrijving is gesloten.
- Deelnemers mogen zich nog wel inschrijven maar komen op de wachtlijst terecht.
Zodra een wachtlijst wordt opgebouwd, is er functionaliteit ontwikkeld die automatisch de wachtlijst kan verwerken. Dat betekent dat zodra er capaciteit komt (door een annulering van een deelnemer of door het maximum aantal deelnemers te verhogen), de eerstvolgende in de wachtrij automatisch wordt ingeschreven.
Inschrijven en betalen
Vanuit een website of portaal kunnen deelnemers zich inschrijven. In dit screenshot is een voorbeeld van Microsoft Power Pages getoond. Deelnemers kunnen een inschrijvingsflow doorlopen t/m de afronding. Het is ook mogelijk om een Payment Service Provider te koppelen zoals Mollie of Stripe voor o.a. iDeal betalingen.
Bevestiging
Zodra de deelnemer zich heeft ingeschreven ontvangt deze een bevestiging per e-mail. Indien gewenst kunnen geregistreerde deelnemers een ticket ontvangen met een QR code. Deze wordt gebruikt voor de aanwezigheidsregistratie.Factureren en betalingen (of gratis)
9A Event Management biedt veel verschillende factureringsopties. De volgende scenario’s zijn ondervangen:
Factureren per deelnemer. Hierin kan aangegeven worden of de deelnemer zelf betaald of diens organisatie. Dit kan op twee manieren tot stand komen:
- Geautomatiseerd op basis van een deelnemer die is bevestigd.
- Handmatig door op een knop te drukken.
Verzamelfacturatie voor deelnemers van dezelfde organisatie. Er wordt één factuur gegenereerd waarbij elke deelnemer een regel is op de factuur.
In-company facturatie. De organisatie die de in-company training afneemt, ontvangt de factuur. Er zijn twee opties:
- Het gehele evenement (training) wordt gefactureerd. Dit resulteert in het creëren van één factuur.
- Deelfacturatie op basis van de onderliggende sessies die het evenement heeft. Dit resulteert in het creëren van meerdere facturen. Dit wordt bijvoorbeeld toegepast bij organisaties die ‘Learning journeys’ of ‘Learning programs’ hebben waar de gegeven in-company training over meerdere maanden verspreid zijn. Hierbij wordt de optie geboden om niet in één keer het trainingsgeld te betalen maar in delen.
Direct betalen per inschrijving. Dit kan alleen in combinatie met een Payment Service Provider zoals Mollie of Stripe voor o.a. iDeal betalingen.
Geen betaling is nodig. Het evenement is gratis.
9A Event Management is flexibel instelbaar en biedt extra opties zoals:
- Te factureren evenement producten. Aangegeven kan worden welk product altijd door de deelnemer wordt afgenomen bij inschrijving en welke optioneel zijn.
- Ledenprijs vs niet-ledenprijs
- Kortingscodes per deelnemer. Zowel een vast bedrag als een percentage is mogelijk.
- Opgeven factuur referentie per deelnemer. Zo kan elke deelnemer zelf een factuurreferentie opgeven. Bijvoorbeeld voor de inkoopafdeling (PO-nummer).
- Forecasting omzet vs werkelijke omzet.
Aanwezigheid bijhouden
Het is eindelijk zover. Het evenement vindt daadwerkelijk plaats. Dan is er een mogelijkheid om met behulp van een Incheck Scan App op je telefoon de aanwezigheid van de deelnemers te registreren. Dit kan zowel op evenement niveau als op sessie niveau.
Laat je deelnemers spreken
Na afloop van het evenement is het mogelijk om evaluaties (geautomatiseerd) versturen met Microsoft Customer Voice.
Deelnemers omgeving
Deelnemers kunnen via het portaal (Power Pages) hun historische (en ook toekomstige) evenementinschrijvingen inzien. Per evenement kan onder andere gezien worden naar welke sessie de deelnemer is geweest en geüploade documenten zoals presentaties.
Functioneel organiseren
Kortom. Met 9A Event Management heeft jouw organisatie alle benodigde functionaliteit om alle vormen van evenementen en cursussen te organiseren en volledig geïntegreerd in Microsoft Dynamics 365. Dit biedt voor jouw vereniging twee grote voordelen:
- Gebruikmaken van het meest krachtige platform dat op de markt verkrijgbaar. Alle moderne functionaliteit die jouw organisatie nodig heeft, is beschikbaar.
- Gecombineerd met 9altitudes als partner is er een Nederlandse organisatie die specialist is in ledenorganisaties en verenigingen. Met ruim 60+ klanten in dit segment hebben we vele vragen al zien langskomen en opgelost.
Geïnteresseerd?
In een persoonlijk gesprek onderzoeken we graag hoe de oplossing voor jouw vereniging kan werken.
9altitudes heeft met 9A Membership Management de oplossing! 9A Membership Management is volledig geïntegreerd in Dynamics 365 en daarmee geniet je als vereniging van het beste van twee werelden. Enerzijds een ICT-partner die gespecialiseerd is in ledenorganisaties en die een standaard ledenoplossing biedt. Anderzijds maak je gebruik van het beste platform dat eenvoudig geconfigureerd kan worden, zonder tussenkomst van maatwerk.
Wil je meer weten?
Wil je meer weten over ledenadministratiesoftware, in het algemeen maar Dynamics 365 gecombineerd met 9A Membership Management in het bijzonder? Neem dan contact op met Jaap Heutink, verantwoordelijk voor het ledensegment bij 9altitudes. Hij vertelt je graag meer hoe dit zeer complete product jouw ledenorganisatie kan ondersteunen bij je bedrijfsvoering.
