%202.jpg?width=768&crop=0%2C0%2C6000%2C3092&mode=crop&format=jpeg&dpr=1.0&signature=cf10780075388037387e75a6c9dbd4c73d948c37)
Efficiënt relatie- en ledenbeheer voor verenigingen
- 04/08/2024
Ledenorganisaties verschillen erg van commerciële organisaties op gebied van relatie- en ledenbeheer. In dit artikel lichten we toe wat er zo kenmerkend is om natuurlijke personen vast te leggen in verschillende rollen en functies. Ook leggen we uit waarom een standaard CRM- of ERP-systeem niet in staat is dit correct te ondervangen. Tot slot geven we aan wat je nodig hebt om dit wel vast te kunnen leggen!
Wat maakt het dat verenigingen uiteenlopend relatie- en ledenbeheer hebben?
Ledenorganisaties en verenigingen zijn anders georganiseerd dan veel commerciële organisaties. De meeste ledenorganisaties kennen (onder andere) de volgende elementen:
- Bestuur: met een voorzitter, secretaris, penningmeester, etc.
- Commissies en werkgroepen: specialisaties van specifieke activiteiten
- Afdelingen en secties: door het land die namens de vereniging activiteiten uitvoeren
- Algemene Vergadering (AV): waar gezamenlijk met leden besluitvorming plaatsvindt
- Ledenbetrokkenheid: leden die inspraak hebben of ideeën aandragen
- Vrijwilligers
- En nog veel meer
Wat het nu typisch maakt voor een ledenorganisatie is dat een persoon meerdere rollen of functies kan bekleden. Dat illustreren we met onderstaand voorbeeld.
Rob de Roode
Product Owner ledenorganisaties
9altitudes
Rob de Roode is Senior Business Consultant en Product Owner bij 9altitudes. Hij adviseert verenigingen en ledenorganisaties bij het optimaliseren van bedrijfsprocessen met ICT-applicaties. Dit doet hij met Microsoft producten zoals: Dynamics 365, Office365, SharePoint, Exchange, Power BI etc. Daarnaast is hij eindverantwoordelijk voor het ontwikkelen van de producten voor deze organisaties. Het is zijn passie standaard software te ontwikkelen waar zoveel mogelijk organisaties baat bij hebben.
In zijn privétijd is Rob de Roode een fervent schaker. Zowel in het beoefenen van het mooie spel zelf, als diverse nevenactiviteiten die hij ontplooit. Zo is hij medeoprichter van een online e-Learning schaakwebsite waar schakers trainingen middels video’s kunnen volgen. Daarnaast zit hij al geruime tijd in het bestuur van de schaakvereniging waar hij nu de rol als voorzitter op zich neemt.
Te zien is dat de natuurlijke persoon Henk Bouwman bij drie organisaties werkzaam is en in vier gremia/groepen actief is:
1. Henk werkt bij 9altitudes als product owner. Vanuit deze rol is hij als:
- coördinator actief bij de groep ICT-ontwikkeling.
2. Hij werkt bij Mijn Vereniging als directeur. Vanuit deze rol is hij bij twee groepen actief:
- voorzitter bij het bestuur;
- secretaris bij een vakgroep.
3. En hij werkt parttime als (gast)docent bij de UvA. Vanuit deze rol is hij als:
- penningmeester actief bij een afdeling.
Waarom kan een standaard CRM/ERP systeem deze structuur niet ondervangen?
Dit schetsen we aan de hand van twee problemen:
Probleem 1: bij een standaard CRM/ERP systeem kan een contactpersoon bij één organisatie vastgelegd worden. Nu is het wel mogelijk om Henk Bouwman drie keer op te voeren bij drie organisaties, maar er is geen koppeling naar dezelfde natuurlijke persoon toe. Daarnaast zijn er meer ‘hondjes die Fikkie heten’, oftewel een veelvoorkomende naam zoals Jan Jansen kan misschien wel tien keer in je database voorkomen. Zijn dit dan tien verschillende contactpersonen? Of zijn van de tien contactpersonen er eigenlijk vijf dezelfde natuurlijke persoon? Database technisch weet je dit niet in een standaard CRM/ERP systeem. Dit probleem wordt nog verergerd naarmate contactpersonen organisaties verlaten en bij een nieuwe organisatie gaan werken.
Probleem 2: standaard CRM/ERP systemen kennen geen gremia/groepen functionaliteit. Wij zien bij veel verenigingen dat dan vaak de ‘Organisatie/bedrijf/klant’ hiervoor misbruikt wordt zodat er contactpersonen aan gekoppeld kunnen worden. Hiermee wordt probleem 1 nog verder vergroot (vijf keer dezelfde contactpersoon is in werkelijkheid dezelfde natuurlijke persoon). Het misbruiken van functionaliteit waar het niet voor bedoeld is, levert op den duur problemen op. Op z’n minst is het geen goede gebruikerservaring.
%202.jpg?width=320&crop=0%2C0%2C6016%2C4016&mode=crop&format=jpeg&dpr=1.0&signature=77292212e78d407941904e3a6211218c197a4ea1)
Wat heb je dan wél nodig om wel uiteenlopende relatie- en ledenstructuur vast te leggen?
Software die gespecialiseerd is in ledenorganisaties en verenigingen. Die de complexiteit van deze structuren erkennen. Met alleen Microsoft Dynamics 365 is deze structuur ook niet te ondervangen, er is meer nodig.
9altitudes heeft met 9A Membership Management de oplossing! Alle beschreven scenario’s kunnen worden ondersteund. 9A Membership Management is volledig geïntegreerd in Dynamics 365 en daarmee geniet je als vereniging van het beste van twee werelden. Enerzijds een ICT-partner die gespecialiseerd is in ledenorganisaties en die een standaard ledenoplossing biedt. Anderzijds maak je gebruik van het beste platform dat eenvoudig geconfigureerd kan worden, zonder tussenkomst van maatwerk.
Wil je meer weten?
Wil je meer weten over ledenadministratiesoftware, in het algemeen maar Dynamics 365 gecombineerd met 9A Membership Management in het bijzonder? Neem dan contact op met Jaap Heutink, verantwoordelijk voor het ledensegment bij 9altitudes. Hij vertelt je graag meer hoe dit zeer complete product jouw ledenorganisatie kan ondersteunen bij je bedrijfsvoering.
