Bulkfacturatie en debiteurenbeheer leden

Voor bijna alle ledenorganisaties komt de voornaamste inkomstenbron uit het innen van contributies. Ledenorganisaties die personen (B2C) als lid hebben, hebben grotere volumes dan verenigingen die organisaties (B2B) als lid hebben. Sommigen hebben zelfs beiden. Het uitvoeren van de bulkfacturatie en bijbehorend debiteurenbeheer vormt daarom als één van de belangrijkste processen die probleemloos moet verlopen. Lees hoe 9altitudes dit aanpakt met de standaard 9A Membership Management oplossing binnen Microsoft Dynamics 365.

Globaal proces

9altitudes dekt als end-to-end ICT-partner het volledige proces af.

1. Het lid meldt zich nieuw in via een inschrijfformulier op een website of portaal (Microsoft Power Pages).
2. Data is realtime in Dynamics 365 beschikbaar voor validatie en goedkeuring door een mens of automatisering op basis van ingestelde regels.
3. Lidmaatschappen worden gecreëerd met alle benodigde (complexe) rekenregels. Lees dit artikel.
4. Vanuit Dynamics 365 wordt de bulkfacturatie engine in Microsoft Azure gestart.
5. Bankbetalingen en storno’s geven inzicht of de factuur betaald is of open staat.
6. Debiteuren worden eenvoudig beheerd vanuit het dashboard.

Rob de Roode is Senior Business Consultant en Product Owner bij 9altitudes. Hij adviseert verenigingen en ledenorganisaties bij het optimaliseren van bedrijfsprocessen met ICT-applicaties. Dit doet hij met Microsoft producten zoals: Dynamics 365, Office365, SharePoint, Exchange, Power BI etc. Daarnaast is hij eindverantwoordelijk voor het ontwikkelen van de producten voor deze organisaties. Het is zijn passie standaard software te ontwikkelen waar zoveel mogelijk organisaties baat bij hebben.

In zijn privétijd is Rob de Roode een fervent schaker. Zowel in het beoefenen van het mooie spel zelf, als diverse nevenactiviteiten die hij ontplooit. Zo is hij medeoprichter van een online e-Learning schaakwebsite waar schakers trainingen middels video’s kunnen volgen. Daarnaast zit hij al geruime tijd in het bestuur van de schaakvereniging waar hij nu de rol als voorzitter op zich neemt.

Bulkfacturatie naar leden

Het in bulk factureren is voor veel ledenorganisaties een spannend moment. Vooral als de aantallen hoog zijn (50.000+). Traditioneel worden deze doorgaans verstuurd door financiële systemen. Vreemd genoeg horen we van veel klanten dat hun (oude) financiële systemen niet goed om kunnen gaan met hoge volumes. Hoe kan dat? Je verwacht dat juist een financieel systeem dat goed zou moeten kunnen. Het probleem zit vaak in de snelheid waarmee systemen in staat zijn nieuwe factuurdata te kunnen genereren. Er komt ook vaak veel logica en berekeningen bij kijken.

9altitudes heeft als marktleider in het ledensegment een zeer stabiele en bewezen oplossing ontwikkeld. Het geheim zit in het technische ontwerp en komt op het volgende neer:

• Er vinden geen (na)berekeningen meer plaats tijdens het genereren van de bulkfacturatie. Alle berekeningen zijn immers ervoor in stap 3 uitgevoerd. De bulkfacturatie heeft 100% focus op het genereren van facturen zonder extra logica.
• De bulkfacturatie engine zit niet in Dynamics 365 maar wordt uitgevoerd vanuit Microsoft Azure. Dat is een technisch platform dat met veel hogere snelheden kan werken. Sneller dan de meeste financiële systemen aan kunnen. Azure is schaalbaar. Dus als je een jaarlijkse contributierun (bijv. in januari) draait, is het mogelijk om tijdelijk de capaciteit te verhogen.