Bulkfacturatie en debiteurenbeheer leden
- 24/10/2024
Voor bijna alle ledenorganisaties komt de voornaamste inkomstenbron uit het innen van contributies. Ledenorganisaties die personen (B2C) als lid hebben, hebben grotere volumes dan verenigingen die organisaties (B2B) als lid hebben. Sommigen hebben zelfs beiden. Het uitvoeren van de bulkfacturatie en bijbehorend debiteurenbeheer vormt daarom als één van de belangrijkste processen die probleemloos moet verlopen. Lees hoe 9altitudes dit aanpakt met de standaard 9A Membership Management oplossing binnen Microsoft Dynamics 365.
Bulkfacturatie naar leden
Het in bulk factureren is voor veel ledenorganisaties een spannend moment. Vooral als de aantallen hoog zijn (50.000+). Traditioneel worden deze doorgaans verstuurd door financiële systemen. Vreemd genoeg horen we van veel klanten dat hun (oude) financiële systemen niet goed om kunnen gaan met hoge volumes. Hoe kan dat? Je verwacht dat juist een financieel systeem dat goed zou moeten kunnen. Het probleem zit vaak in de snelheid waarmee systemen in staat zijn nieuwe factuurdata te kunnen genereren. Er komt ook vaak veel logica en berekeningen bij kijken.
9altitudes heeft als marktleider in het ledensegment een zeer stabiele en bewezen oplossing ontwikkeld. Het geheim zit in het technische ontwerp en komt op het volgende neer:
- Er vinden geen (na)berekeningen meer plaats tijdens het genereren van de bulkfacturatie. Alle berekeningen zijn immers ervoor in stap 3 uitgevoerd. De bulkfacturatie heeft 100% focus op het genereren van facturen zonder extra logica.
- De bulkfacturatie engine zit niet in Dynamics 365 maar wordt uitgevoerd vanuit Microsoft Azure. Dat is een technisch platform dat met veel hogere snelheden kan werken. Sneller dan de meeste financiële systemen aan kunnen. Azure is schaalbaar. Dus als je een jaarlijkse contributierun (bijv. in januari) draait, is het mogelijk om tijdelijk de capaciteit te verhogen.
Rob de Roode
Product Owner ledenorganisaties
9altitudes
Rob de Roode is Senior Business Consultant en Product Owner bij 9altitudes. Hij adviseert verenigingen en ledenorganisaties bij het optimaliseren van bedrijfsprocessen met ICT-applicaties. Dit doet hij met Microsoft producten zoals: Dynamics 365, Office365, SharePoint, Exchange, Power BI etc. Daarnaast is hij eindverantwoordelijk voor het ontwikkelen van de producten voor deze organisaties. Het is zijn passie standaard software te ontwikkelen waar zoveel mogelijk organisaties baat bij hebben.
In zijn privétijd is Rob de Roode een fervent schaker. Zowel in het beoefenen van het mooie spel zelf, als diverse nevenactiviteiten die hij ontplooit. Zo is hij medeoprichter van een online e-Learning schaakwebsite waar schakers trainingen middels video’s kunnen volgen. Daarnaast zit hij al geruime tijd in het bestuur van de schaakvereniging waar hij nu de rol als voorzitter op zich neemt.
Klik op de afbeelding voor een vergroting
Overzicht
Het dashboard om leden te factureren ziet er als volgt uit:
- Vanuit 9A Membership Management wordt de Azure bulkfacturatie via een knop in Dynamics 365 gestart.
- De ‘totaal te factureren’ geeft de lidmaatschappen weer die gefactureerd mogen worden.
- Indien er belangrijke data ontbreekt, wordt er geen factuur gecreëerd. De gebruiker kan de data herstellen in de ‘totaal foutief verwerkt’ en opnieuw de bulkfacturatie starten.
- Zodra het goed gaat komen de concept facturen in de ‘totaal openstaande (nieuw)’ te staan.
- De fase erna betekent dat de facturen daadwerkelijk zijn gefactureerd en verstuurd.
- Als de factuur is betaald is dan zijn deze inzichtelijk bij ‘totaal afgeronde facturen (betaald)’.
- Indien de factuur is geannuleerd dan worden deze getoond bij ‘totaal afgeronde facturen (geannuleerd)’.
- Na elke keer dat de Azure bulkfacturatie is afgerond, wordt er een logfile opgeslagen die o.a. aangeeft hoelang het heeft geduurd, hoeveel facturen er zijn gegenereerd etc.
Zodra alles goed staat, kan het evenement worden gepubliceerd zodat men zich kan inschrijven via de website of portaal.
Bankbetalingen en incasso’s
Dynamics 365 biedt een volledig financieel systeem inclusief boekhouding (Business Central). Zodra alle facturen vanuit Azure bulkfacturatie zijn gegenereerd, worden er openstaande posten gegenereerd. Zodra vanuit de bank betalingen en storno’s in Dynamics 365 komen, worden deze gematcht aan de openstaande posten. De bijbehorende factuur verandert van status (betaald/niet betaald). De gebruiker ziet dit terug in het dashboard.
Factuur overzicht
Op het factuur record in Dynamics 365 wordt het volgende getoond:
- Het product dat het lid (debiteur) afneemt.
- De debiteur (lid). Dit kan zowel een persoon als een organisatie zijn.
- De status van de factuur.
- Reeds betaalde facturen kunnen eventueel gecrediteerd worden.
Zodra alles goed staat, kan het evenement worden gepubliceerd zodat men zich kan inschrijven via de website of portaal.
Financiële details
In het tabblad ‘Financieel’ van de factuur wordt aanvullend het volgende weergegeven:
- Elke factuur wordt gejournaliseerd. Deze data wordt standaard naar Dynamics 365 Business Central doorgezet. Dit kan eventueel ook met een ander willekeurig financieel systeem.
- Bankregels (betaling of storno) worden weergegeven per factuur.
Debiteurenbeheer en aanmaningen
Het dashboard voor debiteurenbeheer biedt de gebruiker een volwaardig overzicht hoeveel contributie al is geïnd en hoeveel er nog open staat. In het laatste geval is het mogelijk om herinneringen en aanmaningen te sturen op basis van verschillende niveaus. Van een vriendelijke herinnering tot een dwingend verzoek te betalen. Dynamics 365 biedt alle benodigde functionaliteit om het lidmaatschapsgeld te innen.
Globaal proces
9altitudes dekt als end-to-end ICT-partner het volledige proces af.
- Het lid meldt zich nieuw in via een inschrijfformulier op een website of portaal (Microsoft Power Pages).
- Data is realtime in Dynamics 365 beschikbaar voor validatie en goedkeuring door een mens of automatisering op basis van ingestelde regels.
- Lidmaatschappen worden gecreëerd met alle benodigde (complexe) rekenregels. Lees dit artikel.
- Vanuit Dynamics 365 wordt de bulkfacturatie engine in Microsoft Azure gestart.
- Bankbetalingen en storno’s geven inzicht of de factuur betaald is of open staat.
- Debiteuren worden eenvoudig beheerd vanuit het dashboard.
De oplossing voor ledenorganisaties
Zoals getoond biedt 9A Membership Management in Dynamics 365 een volledige end-to-end oplossing voor ledenorganisaties. Dit betekent voor jouw organisatie dat je niet meerdere verschillende ICT-partners nodig hebt, één specialist is genoeg. Dat bespaart (veel) dubbele kosten voor communicatie, interfaces, onderhoud, kennisoverdracht etc. 9altitudes helpt graag jouw ledenorganisatie bij de digitale transformatie.
Wil je meer weten?
Wil je meer weten over ledenadministratiesoftware, in het algemeen maar Dynamics 365 gecombineerd met 9A Membership Management in het bijzonder? Neem dan contact op met Jaap Heutink, verantwoordelijk voor het ledensegment bij 9altitudes. Hij vertelt je graag meer hoe dit zeer complete product jouw ledenorganisatie kan ondersteunen bij je bedrijfsvoering.
%202.jpg?width=768&height=507&crop=0%2C0%2C6016%2C4016&mode=fit&format=jpeg&dpr=1.0&signature=88b805d56c8ef9f9bf22ca6baed2e69fabceffcc)
