BontexGeo produceert technisch textiel en geosynthetics die worden gebruikt in infrastructuurwerken en industriële toepassingen. De oplossingen van BontexGeo verbeteren niet alleen de technische eigenschappen van die toepassingen, maar helpen ook om de ecologische voetafdruk te verkleinen.
De uitdaging: gefragmenteerd documentbeheer
BontexGeo maakte de laatste jaren een indrukwekkende groei door. Het bedrijf heeft ondertussen zes productie- en distributiesites in Europa: België, Hongarije, Frankrijk, het Verenigd Koninkrijk, Zwitserland en Spanje.
Maar die groei door overnames vormde meteen ook een uitdaging voor het beheer en delen van data en documenten. De historische situatie van verschillende sites, die elk hun lokale dataservers hadden, resulteerde in een gefragmenteerd documentbeheer.
“Samenwerken en documenten delen met collega’s in verschillende locaties was uitdagender geworden”, zegt Ina Cornelis, CFO bij BontexGeo. “Documenten in bijlage mailen naar elkaar of een VPN opzetten: het waren allemaal oplossingen die niet langer praktisch waren. Het was duidelijk dat we nood hadden aan een cloudoplossing.”
Daarnaast was de kost voor de aankoop en het onderhoud van lokale servers niet meer te verantwoorden. En door een steeds snellere evolutie van nieuwe technologieën werd het voor het IT-team ook steeds moeilijker om bij te blijven met de nieuwste functionaliteiten en behoeftes van medewerkers.
De oplossing: digitale werkplek op basis van SharePoint Online
9altitudes stelde een migratie voor naar SharePoint Online, het samenwerkingsplatform en content management systeem dat geïntegreerd is met Microsoft 365.
“9altitudes overtuigde ons met hun ervaring, te meer omdat het bedrijf zelf ook zijn groei en documentbeheer had ondersteund met SharePoint Online”, aldus Ina Cornelis.
BontexGeo startte het migratietraject met een grondig onderzoek naar de noden van elk departement. Tegelijk was de migratie naar SharePoint Online voor het bedrijf ook een uitstekende gelegenheid voor een data-optimalisatie en data-cleaning oefening.
Vandaag heeft elk departement zijn eigen private en public cloudruimte om respectievelijk binnen het departement met documenten te werken en extern/buiten het departement te delen. Het SharePoint Online platform doet ook dienst als kanaal voor het delen van intern nieuws.
Resultaat: efficiënter samenwerken
Volgens Ina Cornelis maakt SharePoint Online een veel betere samenwerking mogelijk tussen collega’s van verschillende departementen of locaties, maar ook met externen.
“We versturen documenten nu niet langer als bijlage in e-mails. . Vandaag staan onze documenten gewoon in de cloud en, indien nodig, kunnen verschillende gebruikers in hetzelfde document, zelfs gelijktijdig, werken zonder omslachtig e-mailverkeer.”
Een technologie-implementatie staat of valt met de adoptiegraad. Gelukkig ligt die heel hoog bij BontexGeo, zegt IT Manager Katrien Blomme: “Iedereen zag de nood en het voordeel van SharePoint Online wel in. Bovendien stelt het platform ons in staat om veel meer op groepsniveau aan documenten te werken of te delen. Tijdens budgetrondes bijvoorbeeld moet je documenten snel en vlot kunnen delen met verschillende collega’s en je moet in het zelfde document kunnen samenwerken. Met SharePoint Online is dat nu makkelijk, wat een hele stap voorwaarts is.”
De samenwerking
BontexGeo heeft er een aangename samenwerking met 9altitudes op zitten, aldus Ina Cornelis. Het bedrijf werd voortdurend uitgedaagd om goed na te denken over een optimale structuur van de SharePoint Online omgeving. Ondanks de complexe organisatie van BontexGeo en daarmee gepaard gaande rechtenstructuur, is 9altitudes er toch in geslaagd om een gestroomlijnd platform op te leveren.
Een belangrijke component in het aanbod van 9altitudes was het train-the-trainer aspect. Zowel het IT-team als de zogenaamde owners van de departementen werden goed geadviseerd over het gebruik van SharePoint Online, zodat zij hun kennis ook kunnen doorgeven aan andere gebruikers.
Wil je meer weten?
Benieuwd hoe jouw organisatie kan groeien met de juiste IT-oplossingen? Wij zorgen ervoor dat jouw bedrijf optimaal kan profiteren van moderne technologieën en efficiënte systemen.
.png?width=768&height=507&crop=0%2C0%2C1920%2C1080&mode=fit&format=jpeg&dpr=1.0&signature=01aeda06a8e3e1a8bd85f7a188e7a0d7bdb895c9)
.JPG?width=768&height=507&crop=0%2C0%2C5184%2C3456&mode=fit&format=jpeg&dpr=1.0&signature=af1b98af9118b978938eb132172d3918cedf0e71)
