9 stappen om de ideale ERP-partner te kiezen
- 25/01/2024
Eén ding is beslissen over een nieuwe ERP-oplossing. Een andere uitdaging is het vinden van de ideale partner die kan voldoen aan de behoeften en eisen van je organisatie, nu en in de toekomst. Hier volgt een stapsgewijze handleiding voor het kiezen van de ideale partner voor je ERP-avontuur.
1. Doe onderzoek en verken de mogelijkheden
Wat vroeger de beste oplossing was, is dat nu misschien niet meer. Technologie verandert snel en je bedrijf ook. Daarom is een verkenningsfase essentieel bij het zoeken naar een nieuwe ERP-partner. Breng de huidige trends, de beschikbare technologische oplossingen en jouw bestaande en toekomstige behoeften in kaart - en vergeet niet om onderweg vragen te stellen. Dit geeft je een voorsprong om uiteindelijk de juiste oplossing te kiezen.
2. Bepaal de grootste voordelen aan de hand van feedback van werknemers en klanten
Gebruik gezond verstand bij het zoeken naar een nieuwe oplossing. Verdiep je niet te veel in complexe analyses en onderzoeken, maar richt je op het herkennen en bepalen van de grootste voordelen en uitdagingen binnen je bestaande proces. Verkrijg deze inzichten en feedback door niet alleen je medewerkers, maar ook je klanten te betrekken.
3. Schets je doelen
Nu is het tijd om prioriteiten te stellen voor jullie toekomstige bedrijf. Vraag jezelf af: wat is ons doel en welke pijnpunten zijn cruciaal? Of het nu gaat om geautomatiseerde productie, het verwijderen van silo's of iets anders, zorg ervoor dat je alle perspectieven van de toeleveringsketen in gedachten houdt wanneer je beslist. Dit zorgt ervoor dat de oplossing geschikt is voor zowel de korte- als de langetermijnbehoeften.
4. Kies de functies
Als je je doelstellingen hebt geprioriteerd, bespreek dan welke features en functionaliteiten het ERP-systeem moet hebben om je organisatie het meest te helpen. Is het real-time inzicht in de projectvoortgang? Of misschien bidirectionele integratie om de time-to-market te verkorten? Vergeet niet om onderscheid te maken tussen need-to-haves en nice-to-haves.
5. Kies voor best practices in de sector
Hoewel een totaaloplossing verleidelijk kan zijn, brengt het ook het risico van uitgebreid maatwerk met zich mee, wat vaak leidt tot hogere kosten en een langere doorlooptijd voordat de voordelen zichtbaar worden. In plaats van een op maat gemaakte oplossing te krijgen, is het vaak beter om te kiezen voor een partner die voortkomt uit een basis van best practices in de sector. Zo ben je verzekerd van een betrouwbare oplossing die je bedrijf en organisatie sneller naar een hoger niveau kan tillen.
6. Gebruik ERP in jouw voordeel
Een goed functionerende ERP-oplossing moet je dagelijkse werkzaamheden eenvoudiger maken en de samenwerking tussen de verschillende afdelingen van je bedrijf soepeler laten verlopen door de productiepunten te verbinden met realtime projectinzichten. Dit zorgt voor stabiele gegevensstromen en minimaliseert datasilo's.
Bij het zoeken naar de juiste ERP-partner moet je ervoor zorgen dat je toekomstige partner de noodzaak begrijpt van het opnemen en integreren van je hele toeleveringsketen - en neem dit niet licht op.
Een soepel proces is essentieel om je deadlines te halen en snel na de integratie een maximale ROI te behalen. Dit wordt haalbaar als het hele proces gebaseerd is op dezelfde set gegevensinzichten.
7. Ga voor een future-proof oplossing
Omdat technologie snel verandert, is het essentieel om je zo goed mogelijk voor te bereiden op de toekomst. Kies voor een future-proof oplossing die niet alleen nu bij je past, maar ook de komende 5 à 10 jaar - de gemiddelde levensduur van een goed werkende ERP-oplossing. Vraag je potentiële partners hoe ze omgaan met software-evoluties en innovatie om er zeker van te zijn dat ze je mogelijk veranderende behoeften kunnen bijhouden en je de komende jaren van dienst kunnen zijn.
8. Neem je totale eigendomskosten (TCO) onder de loep
Op dit moment heb je waarschijnlijk een paar potentiële partners geselecteerd op basis van beschikbare functies, compatibiliteit, prijskaartje en hun bekwaamheid om mee te gaan met je businessplan. Maar je moet ook andere zaken in overweging nemen. Overweeg de TCO over een periode van 3-5 jaar. Extra kosten zoals onderhoud, gegevensmigratie, training en updates komen immers bovenop de oorspronkelijke aankoopprijs.
Je IT-team zal hierdoor ongetwijfeld een aantal vragen hebben, zoals:
- Hoe integreert de ERP-oplossing met bestaande systemen en applicaties?
- Hoe betrouwbaar en robuust is het?
- Hoe zit het met beveiliging en lekken?
- Hoe is de infrastructuur?
Je partner moet je kunnen helpen om de TCO af te wegen tegen de geschatte voordelen en ROI. Soms blijkt een oplossing met een hogere TCO een hogere ROI op te leveren als deze meer kwantificeerbare voordelen met zich meebrengt.
9. Bereid je voor op een gefaseerde groei
Een ERP-oplossing is nooit een one-size-fits-all oplossing. Echter, het is ook geen vaste oplossing - of in ieder geval zou het dat niet moeten zijn. Wat je vandaag nodig hebt, is misschien niet hetzelfde als wat je volgend jaar of het jaar daarna nodig hebt. Daarom moet je streven naar een modulaire oplossing die meegroeit met je bedrijf in plaats van deze te beperken. Het beste advies is om klein te beginnen en je vervolgens voor te bereiden op stapsgewijze groei door onderweg nieuwe functies en functionaliteiten toe te voegen voor specifieke, steeds terugkerende behoeften.
Think big, start small and scale fast!
Denk ook aan het menselijke aspect!
Technologie, functionaliteit, innovatie. Er zijn veel trendy woorden rond een ERP-oplossing, maar uiteindelijk zijn het de mensen die echt het verschil maken. Daarom is het bij het zoeken naar een nieuwe ERP-oplossing ook belangrijk om het menselijke aspect in overweging te nemen. Met welke partner heb je echt een klik en met wie zie je jezelf op de lange termijn samenwerken? Kies een partner die je bedrijf begrijpt en die je kan helpen je toekomstige doelen te realiseren.
