Pour les associations tournées vers l'avenir
9A Membership Management est développé dans Microsoft Dynamics 365. En tant qu'association, vous profitez ici de la grande puissance de développement de Microsoft. Pensez, par exemple, au Copilot piloté par l'IA. Composer rapidement un e-mail et répondre à la question d'un membre ? Laissez Copilot le générer pour vous !
Vous souhaitez également servir vos membres de manière optimale et être prêt pour l'avenir ?
Les défis rencontrés par les associations
Les associations disposent de divers modèles d'affiliation comportant de nombreuses variables. Pensez-y : différents abonnements, pour les particuliers ou les entreprises, plusieurs options de paiement (mensuel, trimestriel, semestriel, annuel), année civile ou année continue, entrée en vigueur immédiate ou le 1er du mois suivant, mois gratuits, prorata, remises, membres assujettis à la TVA ou exonérés. Dans quelle mesure les modèles d'adhésion complexes peuvent-ils être mis en œuvre ? Choisissez-vous de confier au personnel des tâches manuelles ou des tâches personnalisées coûteuses qui doivent être développées et maintenues ?
Les associations disposent de nombreux systèmes et applications différents. Pensez à l'administration des membres, aux finances, aux logiciels pour les événements/cours, à l'éducation et à l'accréditation, aux outils d'enquête, au marketing, au service à la clientèle, à l'administration de projets, au site web, au portail, etc. Les données sont fragmentées et ne permettent pas d'avoir une vision à 360 degrés des membres. Si cette vision à 360 degrés existe, elle nécessite beaucoup de travail manuel ou le développement et la maintenance d'interfaces personnalisées (coûteuses). Une image à 360 degrés des membres est essentielle pour pouvoir fournir un service de qualité.
Un système traditionnel enregistre une seule personne de contact. Comment stocker une personne qui travaille comme directeur dans une entreprise A, qui possède une entreprise B et qui est également professeur à l'université C ? Supposons qu'en tant que directeur de l'entreprise A, il siège également à un conseil d'administration en tant que président ou qu'il travaille dans un département dans le cadre de ses fonctions d'enseignant à l'université C ? Une fois que vous avez communiqué avec la personne, vous souhaitez que la communication soit enregistrée au bon niveau. Il s'agit de structures complexes typiques des associations et des organisations de membres.
L'envoi de factures en nombre peut prendre beaucoup de temps. Nous constatons qu'aujourd'hui, de nombreux contrôles sont encore effectués à la main. Cela s'explique notamment par la complexité des modèles d'affiliation. Dans de nombreux cas, un système financier est responsable de l'envoi de factures groupées. Avec quelques milliers de factures, cela se passe souvent bien, mais est-ce encore le cas avec des dizaines, voire des centaines de milliers de factures ?
Le statut de paiement d'un membre est visible dans le système financier. Cependant, l'administration et les services aux membres travaillent dans la plupart des cas dans un système CRM qui ne contient pas ces données. Parviennent-ils alors à aider le membre rapidement et de manière adéquate en cas de questions financières ?
Une association organise un grand événement avec plusieurs sessions (en petits groupes) en une journée, une autre organise des cours étalés sur plusieurs jours, et d'autres proposent une formation en entreprise. Chaque type a sa propre dynamique et ses propres exigences en matière de système. Par exemple, les différences en matière de facturation et de paiement. Le participant se paie-t-il lui-même ou paie-t-il son organisation, y a-t-il une facturation collective pour les participants d'une même organisation ou une facture pour l'entreprise elle-même ? Comment gérer l'application des réductions accordées aux membres sur la facture ? Par exemple : la réduction pour les membres de base est de 10 % et la réduction pour les membres premium est de 20 %. Le problème est que ces informations ne sont pas saisies dans un système événementiel. À moins de traiter manuellement les données ou de développer des interfaces personnalisées coûteuses.
La segmentation des groupes cibles s'effectue généralement dans un système de gestion de la relation client (CRM). En raison de la fragmentation des données dans différents systèmes (voir : Manque de vision à 360 degrés des membres), il n'est pas facile de cibler un segment spécifique. Par exemple : les membres qui ont une adhésion Premium ou les membres dont l'inscription/l'accréditation expire dans six mois. La création d'une lettre d'information personnalisée est alors impossible et vous manquez ainsi l'occasion de susciter l'engagement des membres.
Rob de Roode
Product Owner 9A Membership Management
Pourquoi choisir Microsoft Dynamics 365 et 9A Membership Management ?
En tant qu'association, vous souhaitez faire un choix à long terme et à l'épreuve du temps. Cela signifie que le logiciel évolue avec vous et que de nouvelles fonctionnalités sont ajoutées, dont votre organisation membre peut bénéficier.
Choisir Microsoft Dynamics 365 signifie que vous bénéficiez de son énorme puissance de développement. Aucune autre entreprise au monde n'investit autant que Microsoft dans l'IA. Avec Copilot (AI), Microsoft implémente les dernières technologies polyvalentes dans Dynamics 365.
Choisir Microsoft Dynamics 365 n'est pas suffisant pour une organisation membre. Les défis et fonctionnalités spécifiques aux organisations membres ne sont pas pris en charge. 9altitudes complète cela avec 9A Membership Management. Toutes les fonctionnalités pertinentes dont une organisation de membres a besoin sont présentes.
Poursuivez votre lecture ci-dessous pour découvrir les caractéristiques offertes.
Fonctionnalités :
Maintenir les groupes, les comissions et les collaborations. Par exemple : conseils d'administration, sections, départements, réseaux, etc. Suivi de tous les participants, de leur rôle et de leur durée.
Gérer des personnes ayant des rôles et des fonctions multiples. Exemple : une personne remplit trois rôles différents : directeur d'une entreprise, propriétaire de sa propre entreprise et enseignant à l'université.
Enregistrement de tous types d'adhésions et d'abonnements. Pour les particuliers et les entreprises. Inclut tous les types de termes tels que : année civile ou année brisée, calcul au prorata, période de fractionnement, ajout de mois gratuits pour les nouveaux membres.
Système de traitement des factures par lots avec Azure pour la création en masse de factures pour les adhésions et les abonnements par période (par exemple : mensuelle, trimestrielle, semestrielle et annuelle).
Organisez l'ensemble de votre gestion des comptes clients à partir de Dynamics 365, y compris les encaissements, les paiements bancaires, les rappels et les relances. La comptabilité est également entièrement couverte.
Tenir à jour les inscriptions et les licences pour les points d'enseignement de l'accréditation. Nécessaire pour que certaines professions répondent aux normes de qualité. Des professions telles que les kinésithérapeutes, les psychologues, les agents immobiliers, les médecins, etc.
Suivi des événements et des formations. Inscrivez les participants, les intervenants, les conférenciers, etc. Enregistrez leur présence en scannant un code QR. Tous les types de paramètres de facturation sont pris en charge, tels que : In-company (créer une facture), 1-to-1 (créer plusieurs factures, une pour chaque participant) et collect invoice (collecter les factures des participants de la même entreprise).
Communiquer avec les membres par l'intermédiaire du portail. Donnez-leur accès à leurs données personnelles et la possibilité de les modifier (self-service). L'avantage des Portails Dynamics 365 est qu'ils utilisent la même base de données que Dynamics 365, aucune interface personnalisée nécessitant un développement et une maintenance.
Tableaux de bord, graphiques et vues pour les membres avec 9A Smart Insights for Members. Un tableau de bord Power BI entièrement prêt à l'emploi avec des résultats tels que : le nombre de différents types de membres au cours de périodes (semaines, mois, années), les nouveaux membres par période, les membres radiés par période, les membres par âge, la rotation des membres par période, etc.
Intégration avec Outlook pour synchroniser les mails, les tâches et les rendez-vous. Intégration de SharePoint pour la gestion des documents. Intégration de Teams pour les collaborations (par exemple, groupes combinés, comités et partenariats). Combiner des modèles Word avec des données Dynamics 365 et les envoyer par e-mail, y compris au format PDF. Et bien plus encore.
Copilot aide les employés à être encore plus productifs. Il rédige des mails et fait des suggestions (que vous pouvez toujours revoir et modifier avant de les envoyer). Copilot crée des résumés de rapports, des tickets de service aux membres, etc. Il fait des suggestions pour de nouveaux segments de membres et peut même créer des designs pour le portail des membres. Et ce n'est que le début.
Un service aux membres entièrement omnicanal pour que les membres puissent soumettre des questions, des conseils ou des plaintes. Par exemple, par mail, portail, chat, Teams, WhatsApp, Facebook, etc. Pour les associations disposant de services juridiques, il est également possible d'écrire l'heure. Par le biais du portail des membres, les membres peuvent consulter les questions antérieures et en créer de nouvelles.
Rob de Roode
Product Owner 9A Membership Management
9A Membership Management in Microsoft AppSource
9altitudes possède plus de 30 ans d'expérience dans le secteur des associations. Sur la base de cette connaissance, nous développons des solutions spécifiques à ce secteur.
Notre solution sectorielle pour les organisations de membres est déployée avec succès au sein d'associations, de branches et de groupes d'intérêt, d'organisations professionnelles, d'organisations d'employeurs, de syndicats et de fédérations, entre autres.
Microsoft AppSource propose des solutions qui favorisent l'innovation, génèrent des résultats commerciaux et permettent aux organisations d'en faire plus avec les ressources existantes.
Quelques aperçus en bref
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Tableau de bord des membres
Facture d'adhésion et aperçu du statut
Vue d'ensemble des membres
Aperçu de l'organisation