Welldana

- Det har givet os ro og overblik, at vi nu altid kan se, om vi er med på købsordrer, salgsordrer og øvrige nøgletal, som er vigtige for vores forretning, siger Kim Madsen, som er direktør i Welldana.

Welldana i Esbjerg er én af Skandinaviens førende grossister indenfor pool, spa og sauna. Både vandet og optimismen bobler i den vestjyske virksomhed, som har opnået tocifret omsætningsvækst siden sidste år – med samme antal medarbejdere.

Under fremgangen har Business Central løsningen fra Bredana Solutions spillet en vigtig rolle i at effektivisere processer og skabe overblik – særligt for lager, salg og forsendelse.

NAV-løsning hjælper Welldana med at tage nye markedsandele

Welldana har slået sin position fast i Danmark som den foretrukne business-partner indenfor pools, spa og sauna. I de kommende år gælder det om at få endnu større fodfæste på det øvrige skandinaviske marked:

"Vores vigtigste mål er at udvikle og udvide forretningen for at opbygge den nødvendige volumen, det kræver at vinde markedsandele. Vi udvider primært i Sverige, hvor markedet er adskillige gange større end i Danmark", siger Kim Madsen.

NAV-løsningen medvirker til at understøtte Welldanas udvikling og håndtere processer forbundet med udenlandsk salg og lagerføring:

"Da fragtomkostningen fra Danmark til Sverige er et væsentligt parameter, har vi arbejdet en del med fremskudte lagre, hvor vi opretter konsignationslager til større kunder. Dette hjælper vores NAV-løsning med at styre. Systemet kan fx håndtere kompleksiteten ved flere lokationer og overførselsordrer mellem lande, samt korrekt momshåndtering, uanset om den samme kunde køber fra et lager i Danmark eller Sverige."

Rollecenter med individuelle visninger effektiviserer arbejdsgange

Welldana er en moderne grossist med salg via over 300 forhandlere. Tidligere kiggede Esbjerg-virksomhedens medarbejderne i bakkerne for at se, hvilke ordrer der lå, hvor gamle de var, og om nogle var forsinkede.

I dag foregår det hele digitalt og effektivt:

-Vi benytter to forskellige rollecentre i Dynamics NAV med tilpassede visninger, så vi på ”forsiden” hos den enkelte medarbejder har de absolut vigtigste data stående og kan holde øje med status for købs- og salgsordrer, leveringssikkerhed og meget andet, fortæller Kim Madsen.

Som en fast del af den agile projektmodel bliver løsninger som rollecentret i Dynamics prioriteret, designet og udviklet baseret på inputs fra Welldanas superbrugere. Efter udvikling og opsætning testes funktionerne af sammen med superbrugerne på en workshop, inden de ”går live” som en del af løsningen.

Lagerchefens ”cockpit” i NAV skaber overblik

Welldanas NAV-løsning indeholder også lagerchefens ”cockpit”. Her får lageret sit eget skærmbillede (eller ”cockpit”) i Dynamics NAV, hvorfra det er muligt at planlægge ordrer og ture, så de bliver udført sikkert og effektivt på det 4.000 kvadratmeter store lager:

"Det er nok på vores lager, at jeg mærker den allerstørste forskel. Vores lagerchef har stort fokus på, at flisen i NAV er ”tom”. For så har vi fået sendt alt det, vi har lovet kunderne. På den måde sikrer vi, at alle i virksomheden kan se status på webshop-ordrer i realtid, og vi kan sikre en høj leveringssikkerhed", siger Kim Madsen.

Ny funktion sikrer nemmere oprettelse af købsordrer

Welldana har indtil nu budgetteret årsordrer på ”manuelt” indsamlede data og udregninger, fx salget fra sidste år samt kommende salgs- og købsordrer. Denne proces er for nyligt blevet væsentligt nemmere:

"NAV-systemet samler alle relevante tal fra de sidste 12 måneder og foreslår, baseret på data, en ny årsordre for de næste 12 måneder. Med få justeringer opretter systemet herefter købsordren for dig, hvilket er en kæmpe lettelse. Specielt når du har leverandører med hundredvis af varenumre. Oprettelsen af årsordrer via systemet er nyt for os, og er noget jeg forventer vil gavne os rigtig meget på sigt", siger Kim Madsen.

Bredana Modellen indeholder løbende udviklingsdialog hvor Dynamics-løsningen og forretningsprocesser optimeres, så værdiskabende funktioner kan tilføjes efter projektets afslutning i mindre delprojekter.

En samlet ERP-løsning med mange værdiskabende branchemoduler

Welldanas tidligere Navision-løsning krævede mange manuelle arbejdsgange, som i dag er erstattet af en række værdiskabende branchemoduler, som i mange tilfælde automatiserer de gentagne opgaver.

Den nye NAV-løsning indeholder blandt andet integrationer til:

• Document Capture til automatiseret fakturering
• Logistikmodul til at håndtere informationer på debitor og varer
• Webshop-modul til at modtage webordrer fra webshop
• Fragtintegration til Consignor
• Sparring og rådgivning som udfordrede direktøren

9altitudes er kendt for at udfordre kunderne, hvis der findes et bedre alternativ. Dette mærkede Welldanas direktør på egen krop:

"Det var jo decideret irriterende, at projektchefen hos 9altitudes ikke bare adlød vores ønsker", siger Kim Madsen med et smil, inden han uddyber: "Vi sad jo i en driftssituation og der var travlt. Vores hovedfokus var at komme videre i projektet. Men bagefter er man jo glad for, at vi blev spurgt en ekstra gang af vores konsulent. Om vi var sikre i vores valg, når en alternativ løsning i virkeligheden var bedre. Derudover fik vi ledelsesmæssig sparring om, hvordan vi forbedrer processer i dagligdagen. Dette vidner om, at man hos 9altitudes ved, hvad man laver og har den faglige stolthed, der underbygger det."

Derfor faldt valget på 9altitudes (tidl. Bredana Solutions)

Inden ERP-projektet startede, havde Welldana undersøgt forskellige it-leverandører. En række faktorer gjorde dog, at valget faldt på Bredana Solutions:

"Vi værdsætter erfaringen med at styre projekter efter en fast, agil model. Samtidig har 9altitudes stor viden om, hvordan en handelsvirksomhed som vores fungerer. Disse ting skaber en tryghed, når man går i gang med noget så vigtigt og omfattende som et ERP-projekt", siger Kim Madsen og uddyber: "Vores ERP-system er livsnerven i Welldana. Vi har ikke råd til, at tingene ikke virker. Valget af den rigtige it-leverandør er derfor meget afgørende, og her er vi stadig overbeviste om, at Bredana Solutions er den rigtige for os."

Styring af projektets økonomi, tidsplan, samt løbende forventningsafstemning via styregruppemøder, blev forankret via 9altitude's agile projektmodel.