Kaufmann

Mindre spildtid og mere dynamiske arbejdsgange er de foreløbige resultater af implementeringen af et nyt Microsoft Dynamics NAV system på Kaufmanns hovedkontor i Aarhus.

Her sidder den bogholderimæssige rygrad i kæden, som tæller 45 butikker. Opgraderingen til nyeste version af systemet var af forskellige årsager blevet udskudt, men efter der blev indgået aftale med 9altitudes, blev samarbejdet indledt med en behovsanalyse.

Det viste sig dog, at opgraderingen blev for vanskelig, idet springet var for stort fra den gamle Navision til nyeste Dynamics NAV, så enden på det blev en nyimplementering og en bevarelse af de gamle data i ”arkiv”.

Hurtigere system uden de gamle data

Økonomichef Berit Klibo fortæller, at ønsket var at opgradere, idet det gamle system og ikke mindst dets integration til Kaufmanns kasseløsning EasyPOS var velfungerende. Nu har det vist sig, at den nye løsning uden den store mængde data er langt hurtigere og dermed en fordel i det daglige arbejde:

”Vi oplever, at handlinger tager kortere tid, så vi har mindre spildtid i afdelingen,” siger Berit Klibo. ”Det kommer vi formentlig især til at mærke til jul, da vi har cirka en femtedel af vores årsomsætning koncentreret i december."

Hendes kollega og souschef Jannie Theilade Thomsen, der er projektansvarlig for Dynamics NAV projektet, glæder sig også over Dynamics NAV’s rollecenter, som er sat op med en standard bogholderrolle.

”Ansvaret for de enkelte butikker er delt mellem os på kontoret, og nu kan vi hver især gå direkte ind i de relevante kassekladder fra vores rolleforside - og skal ikke scrolle ned gennem dem alle for at finde det, vi søger,” siger Jannie Theilade Thomsen.

Integration til Document Capture og kassesystem

Smarte løsninger, som integrerer butikkernes kassesystem, EasyPOS, med Dynamics NAV samt faktura godkendelsessystemet Document Capture er ført med over i den nye version. Alle fakturaer registreres på hovedkontoret og tilgår herefter den enkelte butik, som holder fakturaen op mod den relevante lagertilgang. Fakturaen godkendes af butikschefen i EasyPOS og går herefter tilbage til hovedkontoret, der betaler.

”Med denne proces bruger vi mindre tid til fakturagodkendelse, og det sparer en del penge, for mange leverandører giver kontantrabat, hvis man betaler inden for 10 dage. Derfor var det vigtigt, at Document Capture fungerede uændret i den nye Dynamics NAV,” fortæller Berit Klibo.

Kontrolleret idriftsættelse

Når man har kørt med den samme løsning i mange år, kan der opstå en vis ængstelse for, hvad der sker, når et nyt system skal tage over, mens der er fuld gang i forretningen. Men Berit Klibo roser den måde, 9altitudes greb det an på.

”Der blev fra starten etableret et meget effektivt testmiljø, så vi kunne teste kommunikationen mellem Dynamics NAV, EasyPOS og Document Capture. Resultatet var, at alle væsentlige processer fungerede, da vi gik i drift,” fortæller Berit Klibo.

9altitudes lagde i forbindelse med implementeringen ligeledes op til tæt samarbejde med Kaufmanns interne it medarbejder og Microcom, der leverer EasyPOS systemet.

”Konsulent forstår hvad vi siger…”

Mange af 9altitudes konsulenter har tidligere været ansat i en industri- eller handels-virksomhed, og Kaufmann har fået tilknyttet en konsulent med økonomibaggrund.

”Det betyder, at konsulenten taler vores sprog og forstår, hvad vi siger,” fortæller Berit Klibo og Jannie Theilade Thomsen.

På den baggrund - og foranlediget af Kaufmanns udvikling - er der nu blevet sat gang i en stribe projekter, som har været ”parkeret” i nogen tid. Det gælder Web-godkendelse i Document Capture, FIK betaling, filintegration fra Diners og automatisk afstemning på kreditkorttilgodehavender. Derudover er Kaufmann i gang med at åbne webshops i Sverige og Tyskland, som skal integreres i samme regnskab.

Dynamics NAV medvirker på denne måde til at understøtte Kaufmanns udvikling og strategi.