AI benutten: verhogen van organisatorische efficiëntie en persoonlijke productiviteit

Van spraakassistenten zoals Siri en Alexa tot gepersonaliseerde aanbevelingen op streamingplatforms, AI-algoritmes werken voortdurend achter de schermen om onze gebruikerservaring te verbeteren. Maar de impact van AI gaat verder dan alleen gemak en entertainment. Het kan de efficiëntie van organisaties aanzienlijk verbeteren en de persoonlijke productiviteit een boost geven.

Hulpmiddelen voor productiviteit

Microsoft's Work Index Trend bevestigde opnieuw een algemeen erkende waarheid: de snelheid van het werk overtreft ons vermogen om ermee om te gaan. Dit is precies waar het onaangeboorde potentieel van kunstmatige intelligentie (AI)-tools om de hoek komt kijken en het welzijn van werknemers vergroot. Door stress te verlichten, zorgen AI-tools ervoor dat werknemers zich kunnen concentreren op de belangrijkste aspecten van hun werk.

We duiken in een paar van de meest interessante tools die al beschikbaar zijn.

Intelligente schrijfhulp

Microsoft zet AI-ondersteunde tekstvoorspellingen live in 2021. Door gebruik te maken van machine learning analyseert het de inhoud van je document en geeft het relevante suggesties. Voorgestelde antwoorden gaan nog een stapje verder. Bij het openen van een bericht (e-mail of Teams chat), krijg je een selectie van contextueel geschikte antwoorden te zien. Afhankelijk van de inhoud kan er zelfs een suggestie worden gedaan om een vergadering te plannen.

Duidelijke en doordachte communicatie is cruciaal voor elke organisatie. Microsoft Editor helpt gebruikers nu bij het verfijnen van hun berichtgeving in e-mails, chats en documenten. De AI kan aanpassingen aanbevelen, zoals het veranderen van "Dit is een complete tijdverspilling" in "Ik denk niet dat dit een goed gebruik van tijd is", waardoor de algehele toon wordt verbeterd. De tool stelt ook manieren voor om zinnen beknopter en duidelijker te maken. Bovendien zorgen de samenvattingsmogelijkheden ervoor dat de lezer relevante informatie sneller tot zich kan nemen.

Ooit belangrijke discussiepunten van vorige vergaderingen vergeten? Waarschijnlijk heeft iemand aantekeningen gemaakt, maar ze terugvinden kan een uitdaging zijn. Maak kennis met Meeting Insights - Microsofts intelligente systeem dat is ontworpen om moeiteloos inhoud met betrekking tot je vergadering terug te vinden.

Het bovenstaande is een voorbeeld van horizontale AI. Het biedt intelligentie voor algemene doeleinden in meerdere domeinen. Bedrijven profiteren echter ook van de gespecialiseerde functies van verticale AI-tools, die zich richten op specifieke aspecten van een organisatie.

De afdeling Human Resources (HR) kan bijvoorbeeld AI-gebaseerde tools voor het beoordelen van kandidaten inzetten om cv's te screenen en topkandidaten te selecteren. Geavanceerde AI-toepassingen kunnen zelfs het personeelsverloop voorspellen en HR-processen optimaliseren, wat zorgt voor een efficiëntere aanwervings- en retentiestrategie.

Maximaliseer de voorbereiding van verkoopvergaderingen met Microsoft Sales Copilot

Als verkoper neemt de voorbereiding van vergaderingen vaak veel tijd in beslag. Microsoft Sales Copilot consolideert de functionaliteiten van CRM, Microsoft 365 en Microsoft Teams om het voorbereidingsproces te stroomlijnen. Met Microsoft Teams genereert het systeem een transcriptie van je vergaderingen, wat waardevolle inzichten biedt voor follow-ups en evaluaties. Door cruciale klantinformatie binnen handbereik te brengen, genereert Microsoft Sales Copilot niet alleen inzichten, maar vereenvoudigt het ook administratieve taken en bespaart het tijd en moeite.

Feedback omzetten in bruikbare inzichten

Het gebruik van AI-gestuurde formuliergeneratoren biedt twee voordelen: hulp bij het voorbereiden van formulieren en het analyseren van de verzamelde resultaten. AI-technologie kan patronen en trends identificeren in de antwoorden, waardoor bedrijven waardevolle inzichten kunnen ontdekken en weloverwogen beslissingen kunnen nemen.

Door feedback om te zetten in bruikbare strategieën kunnen bedrijven effectief inspelen op de behoeften van klanten en hun voorsprong op de concurrerende markt behouden.

AI-gegenereerde content

In het verleden was het genereren van content vooral de verantwoordelijkheid van de marketingafdeling. Het is echter uitgegroeid tot een veel breder concept, dat nu door tal van afdelingen binnen een organisatie wordt gebruikt. Hier volgen enkele voorbeelden:

• Tekstueel: Commerciële afdelingen kunnen AI-tools, zoals Copilot, gebruiken om efficiënt verkoopvoorstellen op te stellen.
• Visueel: IT-afdelingen kunnen afbeeldingen of diagrammen maken met behulp van AI-gegenereerde afbeeldingshulpmiddelen, wat leidt tot aantrekkelijkere en begrijpelijkere manieren om technische concepten uit te leggen tijdens trainingssessies.

AI om indrukwekkende visuals te maken

Microsoft Designer kan je helpen bij het maken van visuals. Deze AI-functie helpt je niet alleen bij het maken van visuals, maar stelt onderweg ook verbeteringen voor.

Het is echter belangrijk om te erkennen dat AI-gestuurde tools, zoals Microsoft Designer, nog in ontwikkeling zijn. Als je bijvoorbeeld probeert om bedrijfslogo's in te sluiten of het gebruik van lettertypen te beperken, zijn de resultaten niet altijd bevredigend. Toch brengt de voortdurende verfijning van deze functies ons elke dag dichter bij perfectie.

Heb je trouwens onze headerafbeelding opgemerkt? :-)

Microsoft Copilot: Van blanco pagina's naar AI gegenereerde concepten

Zoals eerder gezegd, kan Microsoft Copilot je helpen bij veel Microsoft Apps. De mogelijkheden ervan zijn onder andere het instellen van Excel-formules en het genereren van volledige PowerPoint-slides. Dit betekent dat gebruikers niet meer vanaf nul hoeven te beginnen; ze kunnen in plaats daarvan beginnen met een door AI gegenereerd concept. Natuurlijk is het essentieel om te onthouden dat deze concepten vaak moeten worden verfijnd door menselijke experts, om ervoor te zorgen dat de uiteindelijke output voldoet aan de verwachtingen van de organisatie.

Een codeergenie binnen handbereik

Microsoft Power Apps bevat ook deze AI-functie. Je kunt gewoon je gewenste app beschrijven of een schets van het ontwerp uploaden en er wordt een ontwerp voor je gegenereerd.

Neem het volgende voorbeeld met Power Automate. In plaats van zelf uit te zoeken hoe je een flow opzet, kun je Copilot een eenvoudige beschrijving van je behoeften geven. Stel dat je automatisch een gebeurtenis wilt aanmaken in je privé Google agenda wanneer er een gebeurtenis wordt toegevoegd aan je professionele Outlook agenda. Bovendien wil je dat dit alleen buiten kantooruren gebeurt. Copilot configureert moeiteloos de flow-acties voor je, wat je tijd bespaart en nauwkeurigheid garandeert.