5 načinov za zmanjšanje operativnih stroškov s Field Service Management

Storitve postajajo vse pomembnejši vir prihodkov proizvodnih podjetij, zato vaš oddelek za storitve na terenu ne sme biti stroškovni center. A dobre storitve niso poceni. Samo pomislite na naraščajoče stroške dela, stroške prevoza ali energije. Če želite ohraniti dobičkonosnost svojega oddelka za storitve na terenu, morate stroške nadzorovati. Programska oprema za upravljanje storitev na terenu (9A Field Service in D365 Field Service) vam lahko pri tem pomaga na vsaj pet različnih načinov.

1. Digitalizacija povečuje učinkovitost

V današnjem digitalnem svetu je to samoumevno, a se vseeno veliko podjetij še vedno utaplja v papirjih in sicer delovne naloge izpolnjujejo ročno, skenirajo dokumente, podatke v sisteme vnašajo večkrat in premikajo papirje z ene mize na drugo. Posledice tega so izgubljanje naročil, izgubljanje časa z zapletenimi obrazci in pojavljanje istih podatkov na različnih mestih, z napakami ali brez. Takšne človeške napake so povod za nesporazume in slabo komunikacijo.

S programsko opremo Field Service Management lahko digitalizirate in avtomatizirate veliko administrativnih opravil, kot so priprava delovnih nalogov, izdajanje računov in poročanje. To terenskim tehnikom prihrani veliko časa in truda. Zmanjšanje administrativnega bremena prihrani stroške, serviserji pa se lahko bolje osredotočijo na pomoč strankam. Prednosti ne bo opazila le stranka, ampak tudi vi. Digitalizacija namreč omogoča, da enako število zaposlenih opravi več servisnih nalog in ekipe hitreje preidejo od naročila do računa ter s tem izboljšajo neplačane prodajne dneve (angleško Days Sales Outsanding oz. DSO).

2. S podatki v realnem času do boljših odločitev

Kako pogosto se zgodi, da tehniki na terenu nimajo zadostnih informacij o stranki ali težavi, ki jo je treba rešiti? Zelo pogosto informacije iz zaledne pisarne ne pridejo do servisnega tehnika na terenu, vsaj ne v zadostni meri. Prav tako se lahko zgodi, da tehnik na terenu s seboj nima vseh potrebnih materialov. Posledično je potrebnih več nadaljnjih obiskov, ki pa stanejo čas in denar.

S programsko opremo Field Service Management so vse informacije o strankah na voljo v digitalni obliki kadar koli in kjer koli prek mobilnih naprav, vključno s profilom stranke, njenimi preferencami, zgodovino in pregledom sredstev s priloženimi priročniki. Servisni inženir se lahko s stranko o težavi pogovori tudi pred samim obiskom z uporabo video klica. Prav tako Field Service Management omogoča načrtovanje sestankov le v primeru, da so na voljo vsi potrebni rezervni deli.

Ker so vse potrebne informacije na voljo kadar koli in kjer koli, lahko serviser hitreje najde rešitev, ne da bi bilo za to treba načrtovati dodatne obiske. Na podlagi zgodovine stranke lahko delavec izbere  prilagojeno storitev, ki bo stranki prinesla večje zadovoljstvo.

3. Boljše načrtovanje delavcev in virov

Načrtovanje je pogosto neučinkovito, ker se pri tem ne upošteva čas potovanja, narava težave, strokovno znanje servisnega tehnika ali razpoložljivi rezervni deli. Zaradi slabega načrtovanja sta lahko razočarana tako serviser kot stranka, ki ne dobi pravočasne rešitve.

Programska oprema Field Service Management omogoča boljše načrtovanje delavcev in virov, s čimer se lahko izognete stroškom neučinkovitosti.

V realnem času lahko:

• Preverite razpoložljivost serviserjev in opreme.
• Povežete nalogo z najprimernejšim serviserjem, ki ima najbolj ustrezna znanja za rešitev težave ali pa je geografsko najbližje stranki. Pravzaprav številni paketi Field Service Management vključujejo funkcije sledenja GPS, ki omogočajo, da v realnem času spremljate lokacijo delavcev, ki opravljajo storitve na terenu.
• Načrtujete optimalne in stroškovno učinkovite poti tehnika.

Z učinkovitim razporejanjem delovnih nalog tehnikom zmanjšate čas potovanja in stroške goriva ter celo povečate število intervencij na zaposlenega v službi.

4. Boljše upravljanje zalog

Prevelike zaloge rezervnih delov, ki se nikoli ne uporabljajo, so lahko zelo drage. Če je delov premalo ali pa jih sploh ni na zalogi, pa to povzroči zamude, draga hitra naročila in posledično nezadovoljne stranke.

Programska oprema Field Service Management mora biti brezhibno integrirana s sistemom za upravljanje zalog, ki je pogosto v sistemu ERP. Tako imajo serviserji vpogled v stanje zalog in lokacijo vaših delov v realnem času. Ko načrtujete posredovanje, morajo biti materiali na voljo. Prav tako bi lahko materiale registrirali, rezervirali in naročili v realnem času na terenu ter na ta način zmanjšali število neplačanih dni prodaje (DSO), optimizirali načrtovanje naročil in dosegli največji uspeh že ob prvem obisku stranke (angleško First time resolution oz. FTR) . Prav tako bi se izognili prevelikim zalogam ali njihovim izpraznitvam.

5. Optimizacija storitev

Field Service Management omogoča zbiranje podatkov o dejavnostih storitev na terenu. Te podatke lahko nato analizirate in jih uporabite za ugotavljanje neučinkovitosti, optimizacijo procesov ali sprejemanje odločitev, ki temeljijo na podatkih. Analiza razlik povprečnih stroškov na rešitev (angleško Cost Per Resolution oz. CPR) med vašimi najmanj in najbolj uspešnimi servisnimi tehniki vam lahko zelo koristi. Z uporabo vpogledov programske opreme lahko nenehno optimizirate svoje procese, odpravite ozka grla in znatno zmanjšate stroške poslovanja.