Skal du vælge Cloud? Her er 5 fordele og 5 (potentielle) ulemper

5 fordele med D365 Business Central i skyen

1. Omstillingsparathed

I clouden får du en enklere måde at adoptere ny teknologi på - især når du sammenligner med ældre ERP-løsninger i dit eget servermiljø eller gennem et hosting center uden adgang til Microsofts nyeste cloud-services.

En ERP-løsning i skyen – som fx Dynamics 365 Business Central – holder din løsning opdateret over tid med automatisk tilførsel af nye, forbedrede funktioner. Din næste opgradering bliver dermed den sidste!

Automatiske opdateringer skal tages med et gran salt. Nye opdateringer rulles naturligvis ikke tilfældigt ud på din travleste tirsdag formiddag. Du modtager først en besked om, at en opdatering ligger klar, og kan forberede dig på, hvornår den skal installeres uden at forstyrre dit arbejde.

Det kan foregå på 2 måder:

2. Dataudnyttelse

Cloud giver nye, forbedrede muligheder for at opsamle data i realtid. Der ligger ofte store konkurrencemæssige fordele gemt i virksomhedens data, som f.eks. kan opsamles fra maskiner, lagre og CRM-systemet.

Kort sagt kan data via Cloud f.eks. hjælpe virksomheden med at blive klogere på kundernes adfærd, opdage hvor de skjulte omkostninger ligger begravet, eller give svar på hvordan salget maksimeres.

3. Business Intelligence

Det er vigtigt at opsamle data. Hvad I bruger jeres data til, er naturligvis endnu vigtigere.

Med Business Intelligence kan alle virksomhedens oplysninger samles og konverteres til datadrevne beslutninger. Særligt når du udnytter den indbyggede kunstige intelligens i Dynamics 365 Business Central.

Når du kan trække data via Cloud, får du nemmere adgang til viden om firmaets udviklingsmuligheder. På den måde får du indsigterne, der kan skabe de nødvendige forandringer og bringe virksomheden sikkert ind i fremtiden.

4. Automatiske opdateringer

Hvornår har du sidst fået nye funktioner tilføjet din ERP-løsning?

Med Dynamics 365 Business Central bliver dit system opdateret to gange om året. Men på en kontrolleret måde, hvor dine superbrugere får adgang til et 'sandkasse-miljø', hvor I kan teste de nye funktioner af, inden de rulles ud i virksomheden. Når alt er valideret, godkender jeres administrator de nye funktioner, hvorefter Microsoft udruller opdateringerne indenfor få døgn.

Udrulningen af opdateringer kan f.eks. foregå om natten, hvis I ønsker det, så de nye funktioner er klar til brug, når medarbejdere møder ind.

5. Microsoft AppSource

Er det så slut med at lave systemtilpasninger i skyen? Nej, du kan stadig lave tilpasninger. Forskellen er blot, at ændringerne ikke sker inde i dit system (som en ny kode), men ligger udenpå (som apps, du kan tilføje eller fjerne).

På den måde ændrer du ikke fundamentalt på løsningen, og kan løbende tilpasse via Microsofts AppSource. AppSource gør det muligt at finde standardfunktionalitet til virksomhedens behov. Du får det også til en mere attraktiv pris, da du fremfor ikke skal sætte gang i udvikling, kodning, test og validering.

Med AppSource og de to årlige opdateringer får firmaet altså mulighed for at tilføje en masse gode funktioner ’lidt men tit’, så jeres brugere kun har minimale ændringer at forholde sig til. Dette er en stor fordel sammenlignet med de store opgraderingsprojekter (med mange års mellemrum), hvor næsten alt virker nyt og det er en stor omvæltning for brugerne.

5 ulemper i Cloud, som (for nogle) kan være fordele

Ligesom der er fordele og ulemper ved ERP on-premise, kan der være muligheder og begrænsninger ved at gå i clouden. Samtidig kan flere ulemper ved clouden faktisk potentielt vise sig at være fordele for nogle former for virksomheder - det hele afhænger af din virksomhed.

1. Sikkerhed

En opgradering til Dynamics 365 Business Central - som private clouds og SaaS - betyder, at du i fremtiden får adgang til ERP-systemet via browser eller app (i stedet for Windows-klienten).

På den ene side kan dine medarbejdere få adgang til data og systemer uanset hvor de er. På den anden side bliver datalæk og hackerangreb vigtigere for virksomheden at forholde sig til og beskytte sig imod. Du skal samtidig stole på, Microsoft lever op til sine krav til datasikkerhed, hvis du placerer jeres data i Azure Cloud.

Cloud er dermed også en beslutning om, hvem du mener er bedst til at beskytte dine data: din egen IT-afdeling eller Microsoft? Hvis du vil have jeres data tættere på, kan du i stedet for SaaS vælge en privat Cloud, hvor data er placeret i Azure - men på dine egne servere.

2. Tilpasninger

Hvis du går Cloud med dit ERP-system, har du ikke længere samme muligheder for at indarbejde præcist de tilpasninger, som mange løsninger i Dynamics NAV, XAL eller C5 indeholder. Kompleksiteten og kravet til funktionalitet stiger ofte i takt med virksomhedsstørrelsen. Det mindre firma vil relativt nemt kunne flytte direkte ind på et simpelt ERP-fundament i skyen. Derimod vil større produktions- eller handelsvirksomheder med komplekse processer muligvis opleve, at Microsoft Dynamics 365 Business Central i Cloud mangler enkelte funktioner.

Dette er status lige nu. De fleste virksomheder bliver dog overrasket over hvor mange tilpasninger, der gennem årene er blevet indbyggede standardfunktioner i Business Central Cloud. Samtidigt bliver der for hver opdatering flere og flere apps (i AppSource), som kan bruges til at konfigurere jeres løsning yderligere.

3. Enkelthed

Enkelthed er for mange mindre virksomheder et mål i sig selv. Og det får du i høj grad med de nyeste Dynamics 365 i Cloud, som bygger på et langt mere simpelt fundament end tidligere. For den mindre virksomhed, som for første gang skal ud at vælge ERP-system, er enkeltheden i Cloud en drøm.

Derimod kan den etablerede, mellemstore virksomhed med mange tilpasninger og kompleksitet, opleve det simple fundament i Cloud som en begrænsning. Det kan samtidig være uønsket at skulle ændre på processer og organisationen, som er indarbejdet gennem mange år. F.eks. har du måske interne it-kompetencer, som ikke længere skal drifte jeres servere, eftersom dette varetages 100 pct. af løsninger i Microsoft Azure Cloud.

Det hele handler derfor om, hvor parat – i forhold til systemer, mennesker og processer – virksomheden er til at gå Cloud.

4. Ejerskab

Som lejer i Cloud indgår du i et globalt ’fællesskab’, hvor ensartede opdateringer rulles ud til hele verdens brugere.

Med cloud betaler du per måned og kan derfor skifte, når det passer dig. Den anden side af friheden ved at leje er selvfølgelig, at du ikke længere ejer din løsning. Af den årsag føler nogle, at de skal afgive noget af kontrollen over deres ERP-løsning. ERP-systemet bliver derfor mere standardiseret end skræddersyet.

Du skal derfor overveje, om du anser det som en mulighed eller risiko, når du alt andet lige bliver mere afhængig af Microsofts udviklings-road map.

5. Oppetid

Dynamics 365 Business Central tilgås som tidligere beskrevet via app og browser. Dette betyder selvfølgelig, at du er mere afhængig af en (solid) internetforbindelse.

Hvis du tager springet fra on-premise til cloud, kan det derfor være en god idé at sikre sig en redundant forbindelse eller f.eks. 4G failover – dvs. en mobil dataforbindelse, som kan tage over, hvis hovedforbindelsen er nede.

De fleste erhvervsforbindelser er efterhånden lige så pålidelige som strøm i stikkontakten, så dette bør være en mindre faktor, og særligt hvis du har foretaget de rette foranstaltninger. Men – du er mere afhængig af internetforbindelsen.

Cloud er derfor (endnu) ikke det optimale valg, hvis virksomheden arbejder med mange tunge arbejdsfiler som f.eks. video eller 3D-tegninger med mange lag.