ERP in de cloud? Hier zijn 5 voordelen en 5 (potentiële) nadelen.

De ERP-oplossing van de toekomst leeft in de cloud. Met Business Central zet Microsoft alles iop alles om het voor kleine en middelgrote bedrijven aantrekkelijk te maken om voor de cloud te kiezen - en te upgraden van XAL, C5 en NAV.

ERP in de cloud draait om concurrentievermogen

Waarom heeft iedereen het over cloud? Het is niet alleen een kwestie van technologie, maar een concurrentievoordeel.

Digitalisering, markten, globalisering, concurrenten, klanten, en al het andere rondom jouw bedrijf beweegt sneller dan ooit. Hoe blijf je mee? Voor veel bedrijven zal het antwoord 'cloud' zijn, de meest effectieve manier om nieuwe technologie te adopteren die het bedrijf ontwikkelt.

5 voordelen van een cloudgebaseerde Dynamics 365

1. Bereidheid om te veranderen

In de cloud heb je een eenvoudigere manier om nieuwe technologie te adopteren. Zeker als je het vergelijkt met oudere ERP-oplossingen in jouw eigen serveromgeving, of via een hostingcentrum zonder toegang tot de nieuwste clouddiensten van Microsoft.

Een ERP-oplossing in de cloud - zoals Dynamics 365 - houdt jouw oplossing na verloop van tijd up-to-date met automatische updates en verbeterde functies. Uw volgende upgrade zal de laatste zijn!

2. De SaaS-oplossing op de Microsoft cloud

Het systeem bevindt zich in de Azure Cloud van Microsoft met automatische updates. Met dit abonnement heb je een vaste maandelijkse prijs per gebruiker en beschik je altijd over de laatste versie van het systeem.

3. Private cloud op eigen servers

De tweede oplossing is ook in de Microsoft Azure cloud - maar op jouw eigen servers. Hier heb je de controle over wanneer het systeem moet worden bijgewerkt. Je kiest ook of je wilt huren of bezitten.

4. Gebruik van gegevens

Cloud biedt nieuwe, verbeterde mogelijkheden om gegevens in real time te verzamelen. Er zitten vaak grote concurrentievoordelen verborgen in de gegevens van het bedrijf, die kunnen worden verzameld uit installaties, magazijnen en uit het CRM-systeem.

Kortom, gegevens via de cloud kunnen het bedrijf bijvoorbeeld helpen meer te weten te komen over het gedrag van klanten, te ontdekken waar de verborgen kosten zitten, of antwoorden te geven over hoe de verkoop wordt gemaximaliseerd.

5. Business Intelligence

Het is belangrijk om gegevens te verzamelen. Natuurlijk is het gebruik van gegevens nog belangrijker.

Business Intelligence ondersteunt al jouw datagedreven beslissingen en met de ingebouwde AI in Dynamics 365 beschik je over de beste basis om datagedreven bedrijfsbeslissingen te nemen.

Met cloud-gebaseerde data heb je direct toegang tot inzichten en ontwikkelingsmogelijkheden om het bedrijf veilig naar de toekomst te brengen.

6. Automatische updates

Wanneer was de laatste keer dat je nieuwe functies hebt toegevoegd aan jouw ERP-oplossing?

Met Dynamics 365 wordt jouw systeem twee keer per jaar geüpdatet, echter op een gecontroleerde manier waarbij je meldingen krijgt en een "sandbox omgeving" waar je de nieuwe features kan uittesten voordat je ze uitrolt in het bedrijf. Nadat alles is gevalideerd, keurt jouw beheerder de nieuwe functies goed, en Microsoft rolt de updates binnen 24 uur uit.

De uitrol van updates kan bijvoorbeeld 's nachts plaatsvinden als je dat wilt, en 's ochtends zijn de nieuwe functies klaar voor jouw team.

7. Microsoft AppSource

Dus, betekent dit het einde van het aanpassen van je systeem aan jouw wensen? Nee, je kan nog steeds aanpassingen doorvoeren. Het verschil is alleen dat de wijzigingen niet binnen jouw systeem plaatsvinden (zoals nieuwe code) maar aan de buitenkant (zoals apps die je kan toevoegen of verwijderen).

Zo kan je voortdurend aanpassingen doorvoeren via Microsofts AppSource, waar je alle standaardfunctionaliteit kan vinden om in jouw zakelijke behoeften te voorzien - en zelfs zonder de extra kosten van ontwikkeling, codering, testen en validatie, want het is allemaal kant-en-klaar om te installeren.

Zowel AppSource als de jaarlijkse updates geven je de mogelijkheid om de functionaliteiten van jouw systeem aan te passen en het toch draaiende te houden - in tegenstelling tot de vorige grote upgrades waarbij bijna alles nieuw lijkt en een grote omwenteling is voor de gebruikers.

De voor- en nadelen van de cloud vastleggen

Zoals je kan zien, bevat een cloud-gebaseerd ERP-systeem zoals Dynamics 365 zowel voor- als nadelen.

Voordelen - dit zijn enkele van de voordelen voor het kiezen van de cloud:

• Snellere overgang door een eenvoudiger manier om nieuwe technologie te adopteren
• Betere mogelijkheid om gegevens in real time te verzamelen
• Beter gebruik van business intelligence en artificiële intelligentie
• Twee keer per jaar automatische updates
• Nieuwe functionaliteit kan sneller en tegen een lagere prijs worden toegevoegd

Nadelen - voor sommigen kan dit tegen het gebruik van de cloud spreken:

• Groter risico op gegevenslekken en hackeraanvallen door gemakkelijke toegang
• Moeilijker om complexe aanpassingen en processen in te bouwen
• Beperkingen van de eenvoudige ERP-fundering vereisen nieuwe processen
• Geen eigendom van de oplossing - je huurt en wordt afhankelijker van Microsoft
• Beschikbaarheid vereist maximale uptime van internetverbinding

Hoeveel jaar heb je nog in NAV?

De ondersteuning voor Dynamics NAV 2015 liep al in januari 2020 af. In april 2021 verviel de ondersteuning voor NAV 2016. Dit zal de komende jaren doorgaan wanneer de ondersteuning voor de volgende NAV-oplossingen afloopt.

Wat betekent het voor jouw bedrijf als je één van deze NAV-oplossingen hebt?

Dit betekent niet dat jouw oplossing van de ene op de andere dag niet meer werkt. Wanneer de ondersteuning echter afloopt, ben je niet langer in staat om belangrijke systeemverbeteringen te ontvangen. Bovendien ontstaan er vaak problemen als je bijvoorbeeld SQL Servera wilt vervangen of nieuwe Office-suites wilt aanschaffen.

Als er te veel jaren zitten tussen het ERP-systeem en omliggende applicaties en servers, sluiten ze niet meer op elkaar aan. Je vermijdt deze uitdagingen als jouw bedrijf een upgrade uitvoert naar Dynamics 365.

Hoewel Microsoft er geen geheim van maakt dat hun toekomstige oplossingen in de cloud zijn, zullen er voor sommige bedrijven verschillende redenen zijn om voor een hybride cloudoplossing te kiezen om een aantal veranderingen in de cloud te minimaliseren.

5 nadelen van ERP in de cloud

Net zoals ERP on-premise voor-en nadelen heeft, zijn er opportuniteiten en beperkingen van het overschakelen naar de cloud. Tegelijkertijd kunnen verschillende nadelen van de cloud mogelijk voordelen blijken te zijn voor bepaalde soorten bedrijven. Dus het hangt allemaal af van jouw bedrijf.

1. Security

Een upgrade van Dynamics 365 - zoals private cloud en SaaS - betekent dat je in de toekomst toegang krijgt tot het ERP-systeem via browser of app (in plaats van de Windows-client).

Enerzijds hebben jouw medewerkers nu toegang tot gegevens en systemen, waar je ook bent. Aan de andere kant worden datalekken en aanvallen van hackers een reëler gevaar. Tegelijkertijd moet je erop vertrouwen dat Microsoft aan zijn gegevensbeveiligingseisen voldoet als je jouw gegevens in Azure Cloud onderbrengt.

Cloud is dus ook een beslissing van wie je denkt dat jouw gegevens het best beschermt: jouw eigen IT-afdeling of Microsoft? Als je jouw gegevens dichterbij wilt hebben, kan je in plaats van SaaS kiezen voor een private cloud waarbij de gegevens zich in Azure bevinden, maar wel op jouw eigen servers.

2. Aanpassingen

Als je met jouw ERP-systeem de cloud ingaat, heb je niet meer dezelfde mogelijkheden om precies dat maatwerk in te bouwen dat veel oplossingen hebben als ze in Dynamics NAV, XAL ofC5 zitten.

De complexiteit en functionaliteitseisen nemen vaak toe met de grootte van het bedrijf. Voor kleinere bedrijven is het relatief eenvoudig om direct over te gaan op een on-cloud ERP.

Grotere productie- of handelsbedrijven met complexe processen kunnen echter ondervinden dat Microsoft Dynamics 365 on cloud, individuele functies mist.

Dit is op dit moment de status. De meeste bedrijven zijn echter verbaasd over hoeveel van de eerdere aanpassingen die nu zijn ingebouwd standaard functies van de cloud zijn geworden door de jaren heen. Tegelijkertijd zijn er bij elke update meer en meer apps (in AppSource) waarmee je jouw oplossing verder kan configureren.

3. Simpliciteit

Eenvoud is een hoofdzaak voor de meeste kleine bedrijven. Met de nieuwste Dynamics 365 on cloud krijg je dit, omdat het systeem is gebouwd op een veel eenvoudigere basis dan voorheen.

Voor de kleine bedrijven, is de eenvoud van de cloud een droom die uitkomt - vooral, als je op het punt staat om jouw eerste ERP te implementeren.

Aan de andere kant kan het gevestigde, middelgrote bedrijf met veel maatwerk en complexiteit de eenvoudige cloud basis zien als een beperking. Tegelijkertijd zal de overstap naar de cloud gevolgen hebben voor jouw organisatie en processen en heb je wellicht jouw interne IT-afdeling niet meer nodig om servers te bedienen, aangezien dit nu een onderdeel is van de Microsoft Azure Cloud.

Het gaat erom hoe cloud-ready jouw bedrijf is in termen van systemen, mensen en processen.

4. Ownership

Voorheen kocht je zowel jouw ERP-oplossing als jouw licenties. In de cloud zijn dit allebei huurdiensten met een vast abonnement.

Er zijn voor- en nadelen aan het hebben van meer vrijheid bij het huren, maar er is een verandering van controle in het niet bezitten van jouw eigen systeem.

Als cloud tenant maak je deel uit van een wereldwijde 'community' waar consistente updates worden uitgerold, wereldwijd. Het ERP-systeem is daarom meer gestandaardiseerd dan op maat gemaakt. Dit heeft duidelijke voordelen, maar ook een verlies van controle wanneer je meer afhankelijk wordt van Microsoft's development roadmap.

5. Uptime

Dynamics 365 is toegankelijk via app en browser. Dit betekent uiteraard dat je meer afhankelijk bent van een (solide) internetverbinding.

Daarom kan het, als je de sprong maakt van on-premise naar cloud, een goed idee zijn om een extra verbinding te installeren of bijvoorbeeld 4G failover - dat wil zeggen een mobiele dataverbinding die het kan overnemen als de hoofdverbinding uitvalt.

De meeste bedrijfsverbindingen zijn tegenwoordig net zo betrouwbaar als de stroom in de centrale, dus dit zou een ondergeschikte factor moeten zijn, vooral als je de juiste maatregelen hebt genomen. Echter - je bent meer afhankelijk van de internetverbinding.