Efficiënt documentbeheer: Voorkom onnodig tijdverlies door het zoeken naar documenten
- 14/07/2023
Hoe vaak heb je niet onnodig lang zitten zoeken naar dat ene document dat je miste? Als je het al eens hebt geprobeerd, weet je hoe frustrerend het is om zoveel tijd te besteden aan iets dat gewoon correct zou moeten zijn.
Krijg meer tijd voor datgene waar je gepassioneerd over bent
Je bent waarschijnlijk niet de enige in het bedrijf die zeeën van tijd besteedt aan het vinden van de benodigde documenten. Stel je voor dat jij en je collega's gemiddeld evenveel tijd besteden aan het vinden van de juiste documenten. Dit kan al snel leiden tot veel tijdverspilling in het hele bedrijf. Tijd die besteed zou kunnen worden aan meer waardecreërende taken - voor jou, voor de klant en voor het bedrijf.
Terwijl je probeert het document te vinden dat je nodig hebt, kan je er zelfs achter komen dat je eigenlijk helemaal geen toegang hebt tot het document. Het kan bijvoorbeeld opgeslagen zijn op een SharePoint waar je geen toegang toe hebt, een Teams-kanaal waar je geen deel van uitmaakt of iets heel anders. Om het document te krijgen, moet je contact opnemen met je collega, die je toegang kan geven of het document voor je kan vinden. Dit betekent dat je nu met twee collega's bent die tijd besteden aan het vinden van hetzelfde document.
Succesvol documentbeheer...
... geeft zowel jou als jouw collega toegang tot dezelfde documenten, zodat je er niet meer over na hoeft te denken of de juiste mensen wel de juiste toegang hebben. Met 9A Raptor Document Warehouse volgen jouw documenten de processen waarmee je binnen het bedrijf werkt. Als de financiële afdeling een factuur van een klant heeft opgeslagen, kan verkoop later dezelfde factuur vinden als ze die nodig hebben - zonder eerst contact op te hoeven nemen met de financiële afdeling.
Jij en jouw collega's hebben waarschijnlijk ook te maken met documenten die gevoelige informatie bevatten. 9A Raptor Document Warehouse kan ervoor zorgen dat deze documenten niet met het hele bedrijf worden gedeeld, maar dat je precies kan definiëren wie er daadwerkelijk bij moet kunnen.
Daarnaast kan 9A Raptor Document Warehouse er ook voor zorgen dat je jouw documenten kunt zien in precies dat systeem waarin je zit en werkt. Zit en werk je in Dynamics 365 for Sales, maar heb je een document nodig dat hoogstwaarschijnlijk is opgeslagen in Dynamics 365 Finance of Business Central? Dan hoef je niet langer het andere programma te openen om één document in handen te krijgen. Je kan het document zoeken en vinden in het exacte systeem waarin je werkt - ongeacht in welk ander systeem het is opgeslagen.
Gebruik jouw tijd efficiënter door structuur in documenten te brengen
Wanneer je een beter overzicht hebt van zowel jouw documenten als die van je collega's in één geïntegreerd systeem, wordt het zowel eenvoudiger als sneller om de documenten te vinden die je nodig hebt. Dit is kostbare tijd die je in plaats daarvan aan jouw klanten kan besteden.
