5 stappen voor een succesvolle ERP datamigratie

08/08/2024

Wil je overstappen naar een ERP-systeem of is het tijd voor een upgrade? Dan staat er waarschijnlijk een data migratie op de planning. Een datamigratie kan spannend en complex lijken, maar met de juiste stappen en tools kan het soepel verlopen.

De overstap van een verouderd systeem, zoals Dynamics AX of Dynamics NAV, naar een moderner systeem is een grote uitdaging en vereist een strategische aanpak waarbij elke beslissing telt.

Een succesvolle ERP-datamigratie gaat niet alleen over het verplaatsen van data, maar ook over het behouden van de integriteit, kwaliteit en relevantie van de data voor jouw organisatie. Het is een kans voor vernieuwing en optimalisatie, voor een frisse start zonder overbodige of verouderde informatie.

In deze blog gaan we dieper in op vijf essentiële stappen voor een effectieve datamigratie. We bespreken het belang van het selecteren van alleen de noodzakelijke gegevens voor migratie en het gebruik van geavanceerde tools zoals 9A Smart Insights voor inzicht in je oude ERP. Daarnaast gaan we in op het strategisch inzetten van een datawarehouse om waardevolle inzichten te creëren voor je nieuwe systeem.

Met deze aanpak minimaliseer je de migratielast en maximaliseer je de voordelen van jouw nieuwe ERP-oplossing.

Wat is datamigratie?

Stel je voor, je beschikt over een schatkist vol data, verzameld door de jaren heen. Elk stukje informatie vormt een fundament van de evolutie van je bedrijf. Nu staat je onderneming op de drempel om een nieuwe digitale toekomst in te gaan met een state of the art ERP-systeem. Hier komt de kunst van datamigratie om de hoek kijken – een nauwkeurig georkestreerd proces waarin je data niet alleen verplaatst wordt, maar ook getransformeerd, klaar om te bloeien in een nieuwe omgeving.

Datamigratie is een cruciaal proces waarbij de gegevens van oude naar nieuwe systemen worden overgebracht, met als doel de meest waardevolle asset van je bedrijf – de data – veilig en ongeschonden te houden tijdens de overgang. Dit proces vereist nauwkeurigheid en een vooruitziende blik. Elke stap, vanaf de initiële data-extractie tot de uiteindelijke implementatie, is van groot belang om ervoor te zorgen dat de data correct en bruikbaar blijft in de nieuwe omgeving.

Het meenemen van je oude data naar moderne platformen biedt extra voordelen. Hierdoor kan je organisatie profiteren van AI-analyses of Copilots die de data toegankelijker maken en waardevolle inzichten leveren. Zonder deze historische data begint je nieuwe platform als een leeg canvas, wat de mogelijkheden van AI beperkt.

Door AI te benutten met je bestaande data, kan je beter geïnformeerde beslissingen nemen en de efficiëntie van je bedrijfsprocessen verhogen.

ERP datamigratie in 5 stappen

1. Planning & analyse

Voordat we beginnen met de datamigratie, is het belangrijk om eerst een gedetailleerde planning op te stellen. Dit plan moet alles over de migratie bevatten: welke data we gaan verhuizen, welke systemen erbij betrokken zijn en hoe we de timing zien. Wat we zeker niet over het hoofd mogen zien, is het hebben van een back-up plan voor als er iets onverwachts gebeurt.

Alvorens te starten met de datamigratie, neem je de tijd om een grondige beoordeling van de huidige gegevens uit te voeren. Is alle data nog relevant? Zijn er aanpassingen nodig voordat de migratie plaatsvindt? Dit is het perfecte moment om oude of overbodige gegevens op te schonen, zodat enkel de noodzakelijke informatie meeverhuist naar het nieuwe systeem. Door dit te doen, verminder je niet alleen de omvang van de migratie, maar maak je het hele proces ook een stuk gestroomlijnder.

Het is cruciaal om een onderscheid te maken tussen verschillende soorten data:

Master data: zoals klanten, leveranciers en producten.
Referentie data: zoals klantengroepen, leveringsvoorwaarden en betalingsvoorwaarden.
Document data: zoals verkoop-, inkoop-, en productieorders, boekingsjournalen.
Transactionele data: zoals voorraadtransacties en boekhoudtransacties, die aan de master- en referentiedata zijn gekoppeld.

Als je de overstap maakt van een verouderd systeem zoals Dynamics AX of andere legacy ERP-systemen, kan je ook 9A Smart Insights inzetten om je 'oude ERP' data in een datawarehouse te zetten. Zo wordt dit je databank voor het opzoeken van benodigde historische data. Dit bespaart je de moeite van het importeren van alle data in je nieuwe ERP, minimaliseert datamigratie taken en geeft je een 'schone start' met je nieuwe ERP, wat leidt tot een snellere oplossing.

9A Smart Insights

Met 9A Smart Insights krijg je snel inzicht in de belangrijkste data voor verschillende afdelingen in je organisatie via gebruiksklare dashboards. Bovendien ontzorgt de oplossing je van alle achterliggende processen, of je nu werkt met moderne systemen zoals Microsoft Dynamics 365 of oudere systemen zoals NAV, AX of andere legacy-systemen, zelfs gecombineerd.

Ontdek onze oplossing

2. Data extractie en transformatie

Data extractie houdt in dat je de benodigde data uit het oude systeem haalt. Hierbij is het cruciaal dat de data correct en volledig wordt overgezet, wat nauwkeurige mapping en transformatie vereist. Dit proces moet zorgvuldig worden gevalideerd door key users uit de business, niet alleen door technische teams, om ervoor te zorgen dat de data juist en bruikbaar is in de nieuwe omgeving.

Bij data extractie en transformatie moeten eerst de transformaties op master- en referentiedata worden uitgevoerd. Deze transformaties moeten vervolgens ook worden toegepast op de transactionele data, zodat alles consistent blijft.

Voordat je begint met de migratie is het belangrijk om een back-up van alle data te maken. Dit zorgt ervoor dat je altijd een herstelpunt hebt mocht er iets misgaan. Tijdens de migratie moet het proces nauwlettend worden gevolgd en moeten eventuele fouten of problemen direct worden aangepakt. Goede communicatie tussen alle betrokken partijen is essentieel om de voortgang te monitoren en eventuele obstakels tijdig te bespreken.

Na de extractie en transformatie is het tijd om grondige tests uit te voeren. Dit is nodig om te verifiëren dat de data correct is overgezet en dat de functionaliteiten van het nieuwe systeem naar behoren werken. Door deze stappen zorgvuldig te volgen, zorg je ervoor dat de datamigratie succesvol en probleemloos verloopt.

3. Data monitoring en iteraties

Nadat de migratie succesvol is afgerond, is het belangrijk om de nieuwe systemen goed in de gaten te houden en waar nodig te optimaliseren. Dit kan bijvoorbeeld betekenen dat je de prestaties van het systeem monitort en aanpassingen maakt om de efficiëntie te verbeteren. Iteraties spelen hierbij een cruciale rol; elke iteratie omvat extra mapping, meer validatie door key users en brengt je dichter bij een perfect werkend systeem.

Afhankelijk van het type migratie, zijn er verschillen in de monitoringbehoeften. Bij een eenmalige migratie is het monitoren voornamelijk gericht op de eerste fase na de migratie om ervoor te zorgen dat alles correct werkt. Echter, wanneer twee systemen continu gesynchroniseerd moeten worden, blijft monitoring een doorlopend proces. In dit geval is het essentieel om ervoor te zorgen dat de data consistent en up-to-date blijft tussen de systemen.

Daarnaast is het belangrijk om eventuele feedback van gebruikers na de migratie serieus te nemen en aanpassingen te maken om hun ervaring te verbeteren. Door regelmatige iteraties en feedbackrondes kun je de datamigratie continu verbeteren en verfijnen, wat leidt tot een efficiënter en betrouwbaarder systeem.

4. Test grondig

Voordat de nieuwe systemen volledig in gebruik worden genomen, is het cruciaal om uitgebreide tests uit te voeren. Dit kan zowel automatische als handmatige tests omvatten om ervoor te zorgen dat alle functionaliteiten correct werken en er geen bugs of fouten zijn die de gebruikerservaring negatief kunnen beïnvloeden. De data moet juist zijn; processen mogen goed zijn, maar als de data niet klopt, is het eindresultaat alsnog verkeerd. Test daarom met representatieve data en valideer of de dataflows en processen goed verlopen.

5. Training van gebruikers

Nieuwe systemen en veranderingen kunnen voor gebruikers overweldigend zijn. Zorg er daarom voor dat alle gebruikers de nodige training krijgen om efficiënt gebruik te maken van de nieuwe systemen en processen. Dit kan zowel individuele als groepstraining omvatten, afhankelijk van de behoeften van de gebruiker. Gebruikers moeten zich comfortabel voelen met het nieuwe systeem en moeten weten hoe ze eventuele problemen kunnen oplossen.

Essentiële tips voor een succesvolle ERP-datamigratie

Bij elke stap is een grondige planning en open communicatie essentieel. Elke migratie is uniek en kan onvoorziene uitdagingen met zich meebrengen. Zorg ervoor dat je team de juiste vaardigheden en expertise heeft om de migratie succesvol te voltooien. Denk niet dat dit zomaar een export van data is en een import in het nieuwe ERP; het vereist een sterke kennis van zowel het oude als het nieuwe systeem en een nauwgezette aanpak.

Cut-over planning

Een cruciaal onderdeel van de datamigratie is de cut-over planning. Dit houdt in dat je beslist welke gegevens en processen volledig worden afgesloten in het oude systeem en welke worden overgezet naar het nieuwe systeem. Je moet ook bepalen welke data tijdelijk in een tussenstatus blijft, zoals gedeeltelijk geleverde orders of lopende productieprocessen. Hoe meer onafgesloten items je wilt overzetten, hoe complexer de migratie wordt.

Bijvoorbeeld, een aankooporder met meerdere lijnen kan op verschillende manieren worden gemigreerd:

Eenvoudigste optie: Maak nieuwe aankooporders aan in het nieuwe systeem.
Meer gebruikelijke optie: Migreer alleen de lijnen met nog openstaande hoeveelheden naar het nieuwe systeem.
Complexe optie: Migreer ook de afgesloten lijnen, wat wij meestal afraden omdat dit problemen kan veroorzaken, vooral als de ontvangst in het oude systeem is gedaan en de facturatie in het nieuwe systeem moet plaatsvinden.

Hetzelfde geldt voor andere bedrijfsprocessen zoals productie, verkoop, vaste activa en projecten. Deze keuzes moeten zorgvuldig worden gemaakt om een soepele overgang te waarborgen en dubbelingen te voorkomen.

Fasering

Denk goed na over de fasering van de migratie voordat je een strategie bepaalt. Het is bijvoorbeeld een heel andere aanpak als je eerst de financiële module implementeert ("finance first") in plaats van een alles-in-één-beweging ("big bang").

Blueprint workshops

Organiseer als onderdeel van je blueprint workshops een specifieke sessie voor datamigratie. In deze sessie leg je de strategie en de methoden (manueel, volledig geautomatiseerd of een combinatie) vast. Dit zorgt ervoor dat alle betrokkenen een duidelijk beeld hebben van het migratieproces en hun rol daarin.

Change management

Succesvolle datamigratie gaat niet alleen over technologie en systemen, maar ook over mensen. Zorg ervoor dat je een effectief change management plan hebt, dat medewerkers begeleidt bij de overgang naar het nieuwe systeem. Dit houdt in dat training, communicatie, en het aanpakken van eventuele zorgen of weerstand van medewerkers centraal staan. Zonder aandacht voor change management loop je het risico dat de adoptie van het nieuwe systeem stagneert, wat kan leiden tot het mislukken van de migratie en de bredere digitale transformatie van jouw bedrijf. Lees verder voor meer inzicht in het belang van change management bij digitale transformatie.

Laat je door ons helpen!

Mocht dit alles overweldigend lijken of heb je niet de middelen om deze stappen zelf uit te voeren? Dan staan wij jou graag bij om samen met jou de datamigratie op te zetten. Ons team van experts zorgt ervoor dat het migratieproces soepel verloopt en jouw bedrijf klaar is voor de toekomst.

Met een gedetailleerde planning, een duidelijke cut-over strategie en de juiste expertise kan jouw datamigratie een succes worden. Neem de tijd om elk aspect zorgvuldig te overwegen en wees bereid om aanpassingen te maken waar nodig. Op deze manier zorg je ervoor dat jouw nieuwe ERP-systeem een solide basis heeft en klaar is om jouw bedrijfsprocessen te ondersteunen.