Svanehøj er en knap 100 år gammel virksomhed, som bl.a. arbejder med pumper til håndtering af væsker til skibe som f.eks. brændstof. Svanehøj har i mange år været en 'traditionel fabrik' i Svenstrup lige syd for Aalborg, men er i dag en gruppe af virksomheder i flere lande/tidszoner. Virksomheden har efter at være blevet opkøbt af en kapitalfond i 2018 virkeligt skullet 'øve sig i' at gå fra at være en mindre virksomhed til at være en koncern.

'Digitalisering' rimer ikke altid på en gammel traditionel virksomhed'. Så i øvelsen med at gå fra ”fabrik til koncern” har digitalisering fået en helt ny betydning. Derfor er det også en super spændende snak, som jeg har haft med Jan Robert Ekstrøm om netop virksomhedens digitalisering.

Tidligere handlede 'digitalisering' hos Svanehøj om, at holde administrationen kørende. I dag handler det om meget mere. Både i forhold til kunder og medarbejdere, men også ift. muliggørelsen af virksomhedens vækstambitioner.

For Jan er det vigtigt, at det er nemt at være at være medarbejder hos Svanehøj. ”IT” skal helst bare virke, og være nemt at arbejde med. Og selvom det lyder super simpelt, så har Svanehøj erfaret, at det er en kompleks opgave for en virksomhed af deres størrelse.

Derfor har Svanehøj også bestemt, at de ikke skal have en stor intern IT-afdeling. De har nogle få specialister, som supporterer forretningen, mens de resterende opgaver varetages af deres forskellige samarbejdspartnere.

For Svanehøj har det været vigtigt at få den rette struktur på IT-afdelingen, så de hurtigst muligt kan gøre ny-opkøbte virksomheder 'Enterprise Ready'. Altså sådan at virksomhederne der bliver en del af Svanehøj, hurtigst muligt får den rette understøttelse på IT-området, og derved kan fokusere på, at gøre dét som de er skabt til. For det er nødvendigt, at 'fundamentet' er på plads, før at der kan laves større forretningsorienterede digitaliseringsprojekter.

Svanehøj prioriterer deres IT-projekter benhårdt. De har ikke umiddelbart travlt med, at skulle opgradere deres ERP løsning, men bruger Microsofts platform til at bygge uden om deres eksisterende setup, så virksomheden kan understøttes mest muligt digitalt uden, at det tager for mange ressourcer fra forretningen. Og der er rigeligt med digitaliseringsprojekter at kaste sig over...

Svanehøj prioriterer de digitaliseringsprojekter som virkelig gør en forskel for forretningen. Et eksempel er Svanehøjs serviceafdeling. Her er der kommet en ny Dynamics 365 baseret 'serviceløsning' til, som skal hjælpe med at sikre, at den rette servicetekniker er det rette sted, på det rette tidspunkt. Det gøres bl.a. ved, at lige så snart der er lavet et tilbud, så 'præ-allokeres' en servicetekniker med de rette kompetencer til en 'lokation' og et 'tidspunkt'. Derved sikres det, at Svanehøj også kan eksekvere på tilbuddet.

Funktionen er relevant, fordi Svanehøjs serviceafdeling siden 2018 er vokset fra ca. 7 serviceteknikere til ca. 40 i 2022 - og afdelingen forventes fortsat at vokse.

Der er ligeledes lavet flere salgsrettede tiltag for at understøtte serviceafdelingen. Et eksempel er Svanehøjs Dynamics CRM, der ved hjælp af markedsdata selv genererer opportunities, der er relevant for sælgerne at følge op på. Forbedret IT understøttelse og et mere markedsrettet fokus gør, at afdelingen er gået fra at være reaktiv til nu at være proaktiv, og salget er løftet markant.

Svanehøj er også i gang med at teste brugen af 'Smart Glases', for at se om det er mere effektivt at sende et par briller til fjernøsten, lave et videokald fra en senior tekniker der kan 'være med' onsite, se hvad der sker og dele relevant serviceinformation direkte i brillen - frem for som i dag ofte sende en servicetekniker. Denne test afspejler meget godt Svanehøjs tilgang til digitalisering. De får en ide, der måske kan gavne forretningen, tester det hurtigt af i lille skala, og ser hvorvidt det giver den forventede værdi eller ej.

Svanehøj har allerede god erfaring med, at bruge digitale redskaber til at arbejde over store geografiske afstande – 'hele verden er deres marked'. Når en pumpe førhen skulle godkendes af kunden, så besøgte kunden Svanehøj i Svenstrup, og så fysisk om pumpen virkede. Det var ikke muligt under Corona-pandemien. Derfor installerede Svanehøj nogle 'super kameraer', og begyndte at afholde disse tests via Teams. Det har ikke kun vist sig, at være tidsbesparende for Svanehøj og kunden, det har også vist sig at være en mere værdifuld måde at teste på.

Gennem Svanehøjs forskellige IT-projekter har de erfaret, at brugerinvolvering er afgørende for et projekts succes. Hvis IT medarbejderne eks. prøver at forstå processerne på lageret, så tager det tid og risikoen for fejl er stor, når han/hun skal viderefortælle processen til en konsulent. Det fungerer langt bedre, hvis f.eks. en lagermedarbejder får ansvaret for, at den nye lagerløsning bliver en del af hverdagen på lageret. Det giver medejerskab for projektet, og gør, at der er en større villighed til at teste det der bliver leveret.

Udfordringen ved denne tilgang kan dog være, at brugerne ikke altid ved hvad det er de vil have. Derfor sørger IT afdelingen for løbende at udfordre og inspirere. På den måde prøver Svanehøjs IT-afdeling hele tiden at holde balancen mellem brugervenlighed, forretning, fremdrift og skalerbarhed.

Svanehøj har fortsat mange digitaliseringsprojekter foran sig, så det bliver helt sikkert spændende at følge